Coordinateur (H/F)

**Liens hiérarchiques**:

- Vous exercez vos fonctions sous l’autorité du responsable du service séjours adaptés ;
- Vous êtes sous votre autorité directe la responsable du service séjours
- Vous reportez mensuellement un bilan de votre activité et de vos jours travaillés sur le logiciel Jouroff

**Mission 1 - Préparation des séjours**:

- Participer à la planification des séjours avec la responsable du service
- Cadrer et contrôler les budgets prévisionnels des séjours
- Traiter les demandes de séjours : répartition sur un séjour en fonction du profil
- Recrutement des équipes accompagnantes (assistant(e)s sanitaires, animateurs, bénévoles).
- Réception des dossiers, vérification du contenu et des pièces et traitement des informations (lit médicalisé, convoyage, spécificité liée à l’accompagnement, soins infirmiers )
- Préparation matériel des séjours (outils partagés, réservations des prestations internes et externes, réservation des soins infirmiers et du matériel médicalisé, des véhicules )
- Planification, réservation et coordination des convoyages
- Réservation des billets de train des accompagnateurs hors convoyage
- Répartition des participants (rooming) sur logiciel de gestion Venue 360
- Préparations des documents pour les responsables de séjours (déclarations séjours, budget des séjours, dossiers, projet pédagogique, contrats de travail, protocoles à fournir )
- Faire le lien avec les responsables de sites au cas par cas internes et externes à l’ANAE
- Contrôler le bon déroulement du séjour
- Assurer les tâches en complément / en aide aux responsables de séjours

**Mission 2 - Gestion des séjours**:

- Préparer, gérer et diriger certains séjours hiver et été
- Accompagnement des équipes en amont et sur site
- Accueil des vacanciers et de leurs familles / accompagnateurs en gare ou sur site
- Organisation et participation aux convoyages et coordination des ressources en véhicules
- Liens complémentaires avec les familles / institutions en cas de difficultés durant le séjour en lien avec les directions
- Accompagnement présentiel en début des directions de séjours et/ou à distance ensuite au cas par cas
- Transmissions de toutes les informations administratives à l’assistante du service séjours (équipes pour paye, comptabilité, factures )
- Vérification et envoi des bilans individuels des vacanciers, photos et enquêtes de satisfaction
- Inventorier le matériel à disposition pour le service

**Mission 3 - Gestion de la transversalité et du développement**:

- Aider à la préparation des bilans par saison
- Aider à la préparation du bilan annuel
- Contribuer au développement des séjours
- Participer à la création des protocoles et des outils prêts à l’emploi (comptabilité, sanitaire, gestion d’équipes...)
- Contribuer au développement de la base de données vacanciers / animateurs / responsables
- Actualiser le règlement intérieur pour les équipes en lien avec la responsable du service
- Participer à des rencontres diverses et éventuelles (forums institutionnels, CNLTA, partenaires, salons )
- Participer à des actions de recrutements (journée de formation dans des écoles, semaine de formation au pilotage, rencontre avec des associations étudiantes, salons
- Participer à l’élaboration et à la mise en place de temps ou de week-end de formation pour les équipes accompagnantes
- Assister la responsable de séjours dans la conception et la réalisation des nouveaux séjours sur les sites ANAE comme sur des sites extérieurs
- Co-construire et mettre en place des moyens, outils et fonctionnements pour fidéliser les responsables de séjours et les équipes

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 18 mois

Rémunération : à partir de 1 950,00€ par mois

Lieu du poste : Déplacements fréquents

Date de début prévue : 01/11/2024