Secrétaire (H/F)

Colisée accueille et prend soin des personnes âgées devenues dépendantes, dans ses maisons de retraite médicalisées partout en France. Qualité des soins et services adaptés à la situation et aux envies de chacun, nos équipes font tout pour que chaque habitant se sente comme à la maison. Médecins, infirmier(ère)s, aides-soignant(e)s, animateurs, kinésithérapeutes ou cuisiniers tous collaborent dans un unique but : rendre le quotidien des habitants le plus agréable et le plus heureux possible.

Située au coeur de la bourgade de Lizy-sur-Ourcq, à 15 km de Meaux, la maison médicalisée du Moulin accueille 80 habitants dans un agréable cadre de verdure. Notre résidence à l'esprit familial est un lieu de vie où les habitants trouve chaleur, soins médicaux et sécurité. Notre parc extérieur est accessible à tous. Assurer le bien-être et créer le bien vivre sont nos priorités. Notre équipe pluridisciplinaire apporte un soin tout particulier au Projet d'Accompagnement Personnalisé et utilise la méthode Montessori permettant de se réaliser au contact des autres personnes et de donner un sens au quotidien.

Sous l'autorité et en lien direct avec la Directrice, vous réaliserez l'accueil et la gestion commerciale de la relation clients. Au quotidien, la gestion administrative et comptable sera un des éléments fondamental de votre travail.

Vos missions:

- Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des prospects et des clients, dans le respect du process commercial Colisee ;
- Suivre et relancer les contacts et suivre la liste d'attente ;
- Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents:

- Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;
- Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles ;
- Recueillir et partager les informations avec l'équipe pluridisciplinaire permettant d'optimiser l'accompagnement des résidents.
- Identifier les interlocuteurs qui se présentent à la résidence ;
- Prendre des messages et les restituer aux personnes concernées ;
- Actualiser les informations (fichiers, tableaux de suivi, ) permettant d'orienter la communication ou le visiteur.- Assurer la mise en oeuvre des démarches administratives concernant l'accueil des nouveaux résidents (livret d'accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement,.) ;
- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties, ) ;
- Traiter et transmettre les différentes pièces comptables au siège ;
- Assurer la facturation les frais médicaux ;
- Assurer la gestion commerciale:

- Procéder à la facturation client ;
- Suivre les factures impayées, au regard des informations transmises par la comptabilité ;
- Assurer la bonne circulation de l'information entre la résidence et le service comptabilité
- Participer à la gestion administrative du personnel dans le respect de la règlementation:

- Participer à la rédaction des contrats de travail et à la réalisation des démarches administratives liées à l'embauche de salariés ;
- Participer à la préparation des états préparatoires de paie ;
- S'assurer de la bonne tenue des registres obligatoires ;
- Suivre les visites médicales.
- Aimer le contact avec les personnes âgées et leur famille ;
- Etre souriant ;
- Comprendre une demande et savoir la traiter de façon efficace ;
- S'exprimer de façon claire et concise ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Bonne maitrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, ) ;
- Sens du service ;
- Polyvalence.