Secrétaire Médicale

**Descriptif**

PRESENTATION DU SERVICE
Mission principale du service Prise en charge des patients en réanimation, USC ou Unité de Soins Intensifs Neuro-Vasculaires.
Composition du service Chef de service, Cadre de santé, Médecins, Infirmières et Aides-soignantes, une assistante Médico-Administrative.
Positionnement de l’agent dans l’organigramme du service
Relations hiérarchiques:

- Le Directeur Des Ressources Humaines,
- La Cadre Supérieure de Pôle,
- La Cadre Administrative de Pôle,
- Le chef de service.

Relations Fonctionnelles:

- Personnel médical et paramédical,
- Services Médico-techniques,
- Services Techniques généraux,
- Services administratifs,
- Département d’Information Médicale.

Composition du secrétariat Secrétariat de REANIMATION/USC/USINV:
1 poste AA/AMA temps plein (100 %).
Horaires du poste
Secrétariat ouvert entre 8h15 et 16h00 du lundi au vendredi.
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Mission principale
Prise en charge administrative des patients et liaison entre les médecins, personnel soignant, services de soins en interne et en externe.
Missions et activités du poste
Gestion des entrées et sorties d’hospitalisations en REANIMATION/USC/USINV (tâche quotidienne):
Entrées:

- Sortie des listes d’entrées en hospitalisation,
- Impression des fiches de renseignements via CPage,
- Création des nouveaux dossiers ou récupération des dossiers antérieurs,
- Classement des dossiers d’observations médicales, des examens internes et externes,
- Scan des documents externes sur Dx Care,
- Gestion de la liste des comptes-rendus d’hospitalisation à dicter,

Sorties:

- Frappe des comptes-rendus de sortie,
- Préparation du dossier de transfert (examens complémentaires, fiches IDE, prescriptions de sortie, bulletin de situation, bon de transport ),
- Commande des ambulances,
- Classement du dossier patient.

Saisie informatique des comptes-rendus:

- Comptes-rendus d’hospitalisation (rédaction, mise en forme et correction),
- Certificats, courriers administratifs
- Scan des échographies cardiaques du Dr KLEBLEEV et enregistrement sur DxCare,
- Scan des TROD et enregistrement sur DxCare.

Statistiques:

- Enregistrement de chaque patient sur fichier Excel (calcul durée du séjour, motif hospi )
- Statistiques COVID : enregistrement des patients sur fichier Excel avec calculs durée hospi, ventilation etc
- Déclaration patient COVID sur site de la sécurité sociale,
- Hygiène : classement des fiches patients des prélèvements d’hygiène pour statistiques (Dr DJIDA),
- Statistiques DECES (Coordination des dons d’organes du CHSF).

Accueil et Information:

- Accueil téléphonique (familles, médecins traitants ),
- Accueil physique des familles, et visiteurs médicaux,
- Gestion des mails.

Classement et archivage:

- Rangement des examens,
- Rangement des dossiers médicaux,
- Archivage des anciens dossiers d’hospitalisations,
- Scan des résultats externes et courriers dans DX care.

Mode dégradé Pôle Médecine Aigue:

- Remplacements coordonnés par la cadre supérieure entre les secrétariats des Urgences Adultes, Réanimation et Médecine 5 (mode dégradé).

Autres tâches:

- Gestion des demandes de dossiers médicaux,
- Envoi, réception et distribution du courrier,
- Aide au DIM pour codage, vérification des mouvements,
- Liste de gardes mensuelles des médecins, gestion des plannings des médecins (présences et congés) avec le Dr REZGUI.
- Commande de fournitures,
- Commande reprographie.

Intérêts et contraintes du poste
- Implication dans le suivi du patient pendant son hospitalisation avec les médecins et IDE du service,
- Travail dans l’urgence.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Profil du poste
Les « savoirs »:

- Connaissances détaillées en bureautique (Office, Logiciels hospitaliers spécifiques CPAGE, DXCare, CORA), Internet,
- Connaissances détaillées en communication,
- Droit des patients,
- Connaissances détaillées en vocabulaire médical,
- Compréhension de l’activité médicale du service,
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement,
- Techniques d’accueil téléphonique,
- Techniques de communication,
- Droit hospitalier,
- Connaissance de l’identité vigilance,
- Connaissances approfondies en français écrit et parlé.

Les « savoir-faire »:

- Accueillir les familles et le public,
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser selon l’urgence, l’importance des tâches et l’organisation optimale du temps (le sien propre et des autres) pour les réaliser,
- Utiliser les outils bureautiques,
- Utiliser Internet/Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires,
- S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
- Renseigner (dans la mesure de ses compétences) en accueil direct ou téléphonique,
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
- Prendre des