Assistant Copropriété

VOS PRINCIPALES MISSIONS: L’assistant(e) de copropriété soutient le ou les gestionnaires de copropriété dans leur mission de gestion opérationnelle, administrative et comptable des immeubles. Il ou elle est un facilitateur et l’un des point de contact privilégié des copropriétaires. Il (elle) a une fine connaissance des immeubles de son portefeuille et de tous les interlocuteurs desdits immeubles comme les membres du conseil syndical, les principaux prestataires, le ou la gardienne le cas échéant, etc A ce titre, et en étroite collaboration avec le ou les gestionnaires de copropriété, il assure une partie de la gestion du portefeuille qui lui est confié: 1. Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires => Préparation des assemblées Générales (collecte des devis, prépration des mandats de syndic à faire signer en séance, diffusion des convocations etc ) => Clôture de l’Assemblée Générale (diffusion du PV d’AG, élaboration avec le gestionnaire des plans d’action etc ) 2. Gestion courante et technique de la copropriété =>Déploiement des travaux non complexes votés en AG ou nécessaires à la préservation de l’immeuble (Demande et analyse des devis, ordre de service, vérification des interventions, communication avec la copropriété, validation des factures pour mise en paiement etc ) =>Suivi et gestion des interventions des experts et/ou des entreprises dans le cadre de la résolution des sinistres en collaboration avec le gestionnaire, le courtier, l’assurance et les entreprises. =>Gestion des travaux à faire réaliser en urgence 3. Facturation =>Vérification, validation et mise en paiement: - Des factures récurrentes (contrat de maintenance, énergie, etc ) - Des factures concernant des prestations pilotées directement par l’assistant(e). => Retenue des factures le cas échéant (travaux non réceptionnés, etc ) => Transmission des autres factures au gestionnaire pour vérification et validation 4. Gestion de la relation client => Réponse aux mails des copropriétaires dans un délai de 72h et accusé de réception en 24h maximum => Réponse aux appels des copropriétaires dans un délai de 24H => Gère pour le ou la gestionnaire, la planification et organisation de ses visites prévues dans le cadre du mandat de syndic 5. Reprise d’une nouvelle copropriété / changement de portefeuille => Saisie de la copropriété dans l’outil de gestion avec archives et digitalisation du dossier papier de l’ex Syndic 6. Extranet et outil de gestion => Utilisation systématique du logiciel de gestion de la société et tenue à jour de l’ensemble des documents sur le réseau interne le cas échéant (prime d’assurance, contrats récurrents, contentieux, etc ) 7. Reporting et amélioration continue => L’assistant(e) aura à charge de remonter au gestionnaire tout élément important concernant la vie des immeubles tant les points de vigilance que les axes d’amélioration et succès identifiés. Vous êtes: - Persévérant - Rigoureux - Réactif - Organisé Vous aimez: - La diversité des missions et que chaque jour ne se ressemble pas - Être à l’écoute et au service des clients - Animer, fédérer et convaincre Née de la rencontre entre l’immobilier et le digital, White Bird dépoussière le marché de l’administration de biens (syndic, gestion locative, transaction) pour proposer aux copropriétaires, propriétaires privés et investisseurs institutionnels une alternative innovante, résolument centrée sur la satisfaction client. Notre ambition est notamment de transformer l’expérience de nos clients. Pour cela, il faut être présent quand ils en ont le plus besoin Nous offrons donc à nos clients le meilleur de l’expérience locale grâce à une équipe résolument tournée vers le terrain. Pour accompagner notre croissance, nous recherchons un(e) assistant(e) de copropriété prêt(e) à faire bouger les lignes d’un secteur traditionnel en pleine mutation. Tout comme le gestionnaire de copropriété, l’assistant(e) est au cœur de la relation clients et l’un des piliers de sa satisafaction. Son professionnalisme, sa réactivité et sa rigueur contribuent à la construction de l’image de marque de la société. Vous êtes convaincu (e) que le métier doit se transformer et qu’il s’agit également d’une mission sociétale pour mieux vivre ensemble, n’attendez plus pour postuler