Assistant(E) Administratif/ve de La Coordination Régionale de La Santé Sexuelle D’occitanie

Description de l'établissement:
**180 métiers, 1 sens commun.**

Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.

Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.

Description de la mission:
**DEFINITION**:
L’assistant(e) administratif/ ve travaille sous la responsabilité de la Coordinatrice régionale ; C’estun(e)interlocuteur(trice) pour tous les acteurs qui participent aux activités du CoReSS sur l’ensemble de son territoire.

**ACTIVITES PRINCIPALES**:
Ses missions principales s'articulent autour des axes suivants:
**Gestion Administrative et Organisationnelle**:

- Assurer le secrétariat courant : gestion de l'agenda, organisation des réunions (convocations, préparation des supports, procès-verbaux), gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi), classement et archivage des documents (physiques et numériques).
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus lors des réunions du comité. - Gérer les aspects logistiques des événements organisés par la coordination (formations, colloques, réunions partenariales, webinaires, etc.) : réservation de salles, gestion des inscriptions, organisation matérielle, suivi des prestataires.
- Assurer le suivi administratif des dossiers (conventions, partenariats, etc.).
- Participer à l'élaboration et au suivi des outils de gestion administrative et de reporting.
- Gérer des ordres de missions et formation des membres de l’équipe
- Gérer des commandes validées par la coordination de fournitures de bureau et de matériel de formation, suivi des stocks, veille au bon fonctionnement et à la répartition du matériel bureautique (photocopieur, fax, scanner et visioconférences ).

**Communication et Information**:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins.
- Gérer la boite à lettre fonctionnelle du CoReSS Occitanie et relais des informations.
- Recensement et mise à jour permanente de l’annuaire des acteurs du CoReSS et des groupes de diffusion.
- Mettre en forme divers documents (courriers, notes d'information, présentations, etc.).
- Rédaction d’outils d’évaluation validés par le responsable de formation (questionnaire

Google drive, grilles d’évaluation des retours des formations)
- Diffuser l'information auprès des partenaires et des publics concernés (mise à jour de listes de diffusion, envoi d'informations ciblées).
- Participer à la mise à jour des outils de communication de la coordination (site internet, réseaux sociaux - en lien avec le/la chargé/e de communication si existant, newsletter).
- Assurer la veille documentaire et la diffusion d'informations pertinentes dans le domaine de la santé sexuelle.
- Gestion comptable de base:

- Préparer les éléments nécessaires aux demandes de remboursement et aux facturations.
- Soutien aux projets et partenariats:

- Apporter un soutien administratif et logistique à la mise en oeuvre des projets de la coordination.
- Faciliter la communication et les échanges avec les partenaires.
- Participer à l'organisation de rencontres et d'événements partenariaux.

Profil recherché:
**SAVOIR FAIRE REQUIS**:
**_ Compétences techniques_**
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses nature
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Utiliser les outils bureautiques /TIC
- Maîtrise des outils bureautiques

**_ Compétences relationnelles_**
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Travailler en équipe et en réseau
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

Contribution à l'organisation
- Analyser et optimiser un / des processus

**CONNAISSANCES ASSOCIEES**
- Secrétariat
- Communication
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Bureautique
- Internet/intranet

**PREREQUIS INDISPENSABLES**:

- Rigueur - Discrétion -Disponibilité,
- Autonomie - Prise d’initiatives,
- Capacité à travailler en équipe - Facilité d’adaptation,
- Capacité à adapter sa communication à l’interlocuteur,
- Respect des règles professionnelles hospitalières.
- Maîtrise des outils bureautiques dont Word, Excel, Power Point, Publisher.

**PREREQUIS SOUHAITES**:

- Connaissance des ressources t