Secretaire Assistant

**Description du poste** **Présentation de la Croix Rouge** La filière “Personnes en Situation de Handicap”, avec un produit d’exploitation de plus de137 mk€ annuel, regroupe 3 200 salariés, et accompagne 3 600 personnes en situation de handicap (adultes et enfants) au sein de structures comme des Maisons d’Accueil Spécialisées, Foyers d’Accueil Médicalisés, Instituts Médico-Éducatifs, Établissements de Services d’Aide par le Travail, Foyers de Vie, Foyers d’hébergement, Services d’Accompagnement à la Vie Sociale... Permettre à chaque personne accompagnée de prendre part au fonctionnement de sa structure d’accueil, et s’assurer de son épanouissement, ainsi que son intégration pleine et entière à la société sont au cœur de notre engagement. **La filière PSH recrute pour son établissement de la MAS Saint-Martin**: **Un Secrétaire Assistant (H/F)** **En CDI temps plein** **Poste basé à Mougins.** La MAS Saint-Martin accueille des adultes en situation de handicap lourd (déficience intellectuelle, handicap moteur, polyhandicap) nécessitant une aide pour les actes essentiels de la vie ainsi qu’une surveillance médicale et des soins constants (soins d’hygiène, de maternage et de nursing). La MAS Saint Martin se donne pour objectif de proposer aux résidents en situation de handicap complexe **un lieu de vie adapté propice à un bien-être physique et psychique, "Une maison où vivre sa vie d'adulte" et, aux membres de leur famille, un relais et un soutien.**Elle fonctionne en internat, en semi internat et en accueil séquentiel. **37 places** en internat, **2 places** d'accueil temporaire, **13 places**en accueil de jour (en mode séquentiel). **Poste** **Finalité**: Appuyer la direction et les équipes opérationnelles / support dans leurs activités quotidiennes. **Mission**: - Assurer la gestion de bases de données et de tableaux de bord spécifiques**: Mettre à jour, renseigner les tableaux de bord et bases de données du service (logiciel de facturation et de gestion du temps: imago, resid esms, octime...) Contribuer à leur tenue et proposer leur amélioration continue Effectuer toute mise à jour, recherche et extraction depuis les outils **- Apporter un appui dans le traitement technique des divers dossiers (dossier informatisé de l'usager, divers dossiers RH (visites médicales, dossiers du personnel)**: Apporter un premier niveau de réponses aux interlocuteurs, les orienter Traiter certains dossiers techniques à la demande du directeur ou de ses équipes et faire le lien avec les différents interlocuteurs concernés pour le suivi de ces dossiers Rédiger des comptes rendus de réunion, ou des notes d’information dans le domaine **- Gérer la documentation technique et/ou spécialisée** Tenir à jour le classement de la documentation et le rendre à la disposition du service Effectuer des recherches documentaires en lien avec le domaine Contribuer à effectuer une veille juridique/en terme d’évolution majeure sur le domaine Assurer le classement et l’archivage des documents internes - **Participer à la gestion du secrétariat et assurer le suivi budgétaire du service** Réceptionner, filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs Réceptionner, trier, enregistrer, traiter et diffuser le courrier Rédiger des courriers selon des consignes préalablement communiquées Préparer les dossiers, rédiger et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision Gérer les agendas et organiser les réunions et déplacements Passer les commandes de fournitures, de prestations, et veiller aux réceptions Suivre les opérations comptables internes et externes, valider et mettre en paiement les factures **- Elaborer la gestion des caisses** **Formation en secrétariat Bac + 2 exigée**. Expérience intermédiaire ou première expérience souhaitée. **Compétences clés**: Organiser et gérer les priorités Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et l'environnement du web Elaborer et/ou suivre un budget Capacités rédactionnelles Rigueur et autonomie Capacité d'adaptation Expertise métier dans son domaine d’intervention La connaissance de l'outil Imago serait appréciée **Rejoignez-nous** Vous recherchez du sens et souhaitez vous épanouir au sein d’une association engagée et porteuse de valeurs humanistes ? Nos collaborateurs bénéficient de divers avantages tels que le Compte Épargne Temps, une garantie d’évolution de la rémunération, une prime de fin d’année, une mutuelle et prévoyance avantageuses, un accompagnement sur les thématiques du travail, logement, famille, santé par notre réseau d'assistantes sociales... La Croix-Rouge française est une organisation inclusive qui considère la diversité de ses collaborateurs comme un atout capital, et est signataire d’un accord : Diversité et égalité professionnelle. Notre Association marque ainsi sa volonté de prohiber toute forme de discrimination et s’engage auprès de ses salariés sur des thèmes aussi divers que l’égalité femmes/hommes, l’empl