Secrétaire Médico-social.e en équipe de Soutien de Pôle

Catégorie B

Filière Administrative

Date de fin de validité : 23/11/2025

**RÉFÉRENCE**: i139
- **CADRE.S D’EMPLOIS DU POSTE**: Rédacteurs territoriaux

**GRADE.S**: Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur

**COLLECTIVITÉ - DIRECTION**:
Le Département de la Gironde recrute un.e Secrétaire médico-social.e en équipe de soutien de pôle (Catégorie B - Filière Administrative

La Gironde est le plus vaste département de France. C'est un territoire attractif qui connaît un très grand dynamisme démographique avec une augmentation annuelle de population de plus de 20 000 habitant.e.s. C'est le premier département viticole et le deuxième département forestier de France. C'est un territoire riche et diversifié (de l'estuaire de la Gironde au bassin d'Arcachon, de la dune du Pilat au terroir Sud-Girondin ). La Gironde représente un patrimoine remarquable avec Bordeaux et de nombreux sites inscrits au patrimoine mondial Unesco comme le Phare de Cordouan.

**DESCRIPTION DU POSTE**:
**DÉFINITION**:
Accueille, informe et oriente, notamment de manière élaborée, les usagers, les collaborateurs et les partenaires. Contribue avec d'autres membres de l'équipe à faciliter l'accès aux droits des usagers en instruisant des dossiers de prestation. Organise sous l'autorité du Responsable Accueil Administration Logistique ou du Responsable de Circonscription, et avec les outils préconisés, l'enregistrement et le suivi des courriers, enquêtes, rapports, dossiers. Contribue à la réalisation des activités du Pôle Territorial de Solidarité ou de la MDS : saisit les documents, enregistre et gère l'activité dans les divers domaines spécifiques de l'action sociale et médico-sociale.

**ACTIVITÉS**:

- Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique des usagers, des collaborateurs et des partenaires. Ecouter les usagers, répondre à leurs demandes dans les meilleurs délais en respectant la confidentialité.

- Classer et archiver les dossiers et documents dans le respect des règles en vigueur.

- Gérer l'enregistrement, le suivi des réponses aux courriers et enquêtes.

- Gérer à l'aide des outils informatisés, les plannings de permanences, de rendez-vous. Organiser et planifier les réunions des collaborateurs, des partenaires internes et externes dans les locaux du Pôle Territorial de Solidarité, de la MDS ou des antennes.

- Accueillir, faciliter l'expression et comprendre les demandes des usagers, les orienter en interne ou vers l'extérieur.

- Evaluer l'urgence et interpeller les différents acteurs. Aider à la constitution de dossiers administratifs.
- Elaborer et ou utiliser les outils proposés (tableaux, listings, procès-verbaux) - Réaliser le suivi des tâches par mission (prévention, protection maternelle et infantile, lutte contre les exclusions, autonomie) dans le respect des échéances.

- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, courriers, rapports, procès-verbaux, etc).

- Assurer la gestion du temps de travail des agents (logiciel temps de travail : chronotime)

- Elaborer, mettre à jour et utiliser les livrets d'accueil ou d'informations.

- Accueillir et former les étudiants en stages.

- Gérer les fichiers de position et les secrétariats des instances de régulation et des commissions techniques.

**COMPÉTENCES**:

- Connaissance des tableaux de bord et outils de planification (Expertise)

- Connaissance des techniques de secrétariat frappe et correction orthographique pour la mise en forme et la saisie des documents : notes, courriers, rapports, procès-verbaux, bilans. Respect des règles administratives et de la charte graphique (Expertise)

- Connaissance des dispositifs sociaux ou de santé publique, acteurs locaux et institutions (Expertise)

- Capacité à rechercher, à sélectionner, à synthétiser et à diffuser des informations (Maîtrise)

- Capacité à préparer des documents relatifs à la gestion

des domaines spécifiques : création ou utilisation de tableaux, mise à jour, extraction des principales informations (Expertise)

- Capacité à analyser et à gérer les situations individuelles des usagers en fonction de la nature et du degré d'urgence du besoin : en accueillant, favorisant l'expression de la demande, en la comprenant, en menant une première évaluation, en interpelant les autres professionnels à bon escient et en évaluant l'urgence (Expertise)

- Connaissance des logiciels de bureautique : Word, Excel, Power point (Expertise)

- Connaissance des règles d'orthographe et de grammaire (Expertise)

- Connaissance des outils et logiciels métier Iodas, I Mdsi, Chronotime, etc (Expertise)

- Capacité à respecter les délais et les procédures (Expertise)

- Capacité à organiser le travail et à gérer les priorités (Expertise)

- Capacité à rendre compte de son activité (Maîtrise)

**LOCALISATION DU POSTE**: Pôle Territorial de Solidarité du Libournais - 14, rue Jules Védrines - 33500 - LIBOURNE

**CONTACT DRH**: Pour tous renseignements, vous pouvez contacte