Assistant (F/H)

Descriptif du poste

Nous recherchons actuellement un Assitant de Faculté (F/H) pour rejoindre le département Faculty sur notre campus de Fontainebleau.

L'Assistant de Faculté (F/H) est chargé de fournir un soutien administratif et technique de qualité à un groupe de professeurs, facilitant ainsi leur enseignement et leur recherche. Il/elle remplit de manière autonome des tâches spécifiques pour les membres de la faculté, tout en étanr rattaché à l'Area Manager. Il/elle doit répondre à différentes demandes variées et souvent des délais très brefs et en veillant à ce que tous les délais soient respectés.

**Le titulaire du poste sera responsable des tâches essentielles suivantes**:
**1. Course Administration**
- Travailler en collaboration avec la faculté, en anticipant toutes les exigences du cours.
- Interagir avec les intervenants, les tuteurs, les assistants d'enseignement et les correcteurs.
- Compiler et vérifier le dossier du cours.
- Soumettre le matériel pour l'autorisation/la validation des droits d'auteur à l'aide d'un outil en ligne.
- Assurer la liaison avec les équipes de l'imprimerie, de l'informatique, du multimédia et des services du campus.
- Organiser la logistique des simulations, des quiz et des exercices.
- Créer et mettre à jour les sites Web des cours ; gérer les sondages en ligne.
- Assurer la liaison avec les équipes du département Degree Programmes pour le bon déroulement de la logistique des examens.
- Compiler, vérifier et entrer les notes dans le système avec la plus grande responsabilité et confidentialité.

**2. Office Administration**
- Organiser des réunions, des appels vidéo et des conférences téléphoniques (en interne et en externe).
- Coordonner les préparatifs des déplacements pour les professeurs : les conférences et autres déplacements (visas, passeports etc..).
- Demander des budgets pour les conférences sur le campus et hors du campus.
- Filtrer, traiter et suivre les dépenses professionnelles des professeurs.
- Concevoir, mettre à jour et relire des documents.
- Traiter des agendas multiples et complexes.
- Traduire occasionnellement des lettres et/ou de courts documents non techniques.
- Contribuer au processus administratif du comité d'évaluation des professeurs.

**3. Recherche**
- Aider à la recherche, à l'extraction de données et à la compilation d'informations.
- Mettre en forme des documents de recherche : dossiers, articles et livres.
- Créer et mettre à jour des bases de données, des enquêtes et des bibliographies.
- Corriger et éditer le format des articles selon les directives des revues.
- Coordonner avec le(s) assistant(s) de recherche/le(s) coauteur(s) pour les réunions, les déplacements et les dépenses.

**4. Responsabilités supplémentaires**
- Séminaires régionaux : organiser les visites du ou des conférencier(s) invité(s), responsable de la logistique (informatique, multimédia, réservation de salles, services du campus, restauration et organisation des déplacements).
- Participer à l'organisation des conférences et événements sur le campus.
- Assurer l'intégration des nouveaux arrivants dans l'équipe.
- Coordiner les informations entre les membres de la faculté et l'équipe EDP (gestionnaire(s) de clientèle et coordinateur(s) de programme).
- Préparer et envoyer des lettres de recommandation pour les doctorants en fin de cursus.

Profil recherché

**Le profil idéal est le suivant**:

- Minimum 3 ans d'expérience dans un domaine similaire.
- Diplôme universitaire technique/diplôme administratif.
- Excellent niveau d'anglais, maîtrise du français.
- Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
- Très flexible et adaptable.
- Sens de l'initiative et proactivité.
- Capacité à établir des priorités, à fixer et à respecter les délais.
- Excellent esprit d'équipe et capacité à travailler de manière autonome.
- Excellentes compétences informatiques.

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE

Aucun savoir-être attendu

SAVOIR-FAIRE

Aucun savoir-faire attendu

Entreprise
- L INSEAD rassemble des individus, des cultures et des idées pour former des dirigeants responsables qui transforment le monde de l entreprise et la société. Notre école est investie d une mission et repose sur trois valeurs piliers : l ouverture, la rigueur et l esprit d entreprise.
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Andréa TOUSSAINT
- _Talent Acquisition Specialist_

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 2 ans

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Agent de maîtrise / Technicien

Zone de déplacement

Internationale

Secteur d’activité du poste

CONSEIL POUR LES AFFAIRES ET AUTRES CONSEILS DE GESTION

Télétravail

Partiel possible