Secretaire 50% Ehpad de Bourbonne 50% Platforme de Repit

L'EHPAD de BOURBONNE LES BAINS ainsi que la PLATEFORME D'ACCOMPAGNEMENT ET DE RÉPIT (PFR) recherche une secrétaire.

PROFIL DE POSTE
- **SECRÉTAIRE en E.H.P.A.D 50%**
- **DÉFINITION**_ _:_
La secrétaire en EHPAD est le pivot de la relation entre le médecin, le résidant, l'institution et les établissements extérieurs. Elle est en relation constante avec l'équipe soignante des unités de soins et les différents services administratifs, médico-techniques et médicaux concernés.
- **GRADE**:_Adjoint Administratif
- **LIAISONS HIERARCHIQUES**:_Cadre de santé du service
- **LIAISONS FONCTIONNELLES**:_Tous les services de soins
- **MISSIONS PRINCIPALES**:_

Répond au téléphone

Prépare les entrées: crée le dossier de soins, réalise des étiquettes nominatives pour les dossiers, la plannification, les pilulliers... et recherche un dossier antérieur si nécessaire.

Frappe des certificats, ordonnances, courriers, résumés d'hospitalisation, compte-rendus de synthèse ou courriers des médecins de l'établissement ou des médecins consultants.

Prend les rendez-vous de consultation et/ou d'hospitalisation dans l'établissement ou vers d'autres structures et prépare les différents documents (radios, compte-rendus...) nécessaires à la continuité de la prise en charge du patient ou du résidant.

Prévient uniquement les familles (ou le tuteur ou la personne de confiance...) en ce qui concerne les rendez-vous pour leur parent (ou « protégé »)

Réserve le transport (taxi, ambulance ou VSL) après avis médical si un véhicule est nécessaire.
En EHPAD, demande aux résidants ou aux familles, la société de transports qu'ils désirent.

Distribue le courrier administratif, médical et para-médical dans les différents services ainsi que les notes de services ou tout autre formulaire provenant de l'administration

Remplit la feuille de «mouvements journaliers » et la transmet au bureau des admissions (en son absence, l'I.D.E. du service la réalisera et la transmettra).

Tient le cahier de « mouvements journaliers » à jour, ainsi que le logiciel ARGOSS et PATHOS

Tient à jour les renseignements concernant la dépendance des résidants (grille AGIRR) en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire et les transmet à l'administration (une évaluation générale est réalisée une fois par an).

Met à jour régulièrement la liste des patients ou résidants présents sur la structure et la diffuse, si besoin aux différents services (pharmacie, administration, bureau des admissions, buanderie...)

Tient à jour, dans son bureau, la plannification murale des patients ou des résidants présents sur la structure.

Saisit les ordonnances et remet à jour les ordonnanciers IDE une fois par semestre. Tient à jour le listing tous les mois.

Transmet les résultats biologiques au service concerné puis, après signature du médecin attestant qu'ils ont bien été pris en compte, les classe dans le dossier du patient.

Recense et répertorie les résultats des prélèvements divers signalant une infection dans un cahier spécifique (dans le cadre de la lutte contre les infections nosocomiales).

Prépare les sorties des patients ou des résidants : ordonnances de sorties, transport si besoin, et centralise les données et renseignements nécessaires pour la continuité de la prise en charge.

Participe au classement et à l'archivage des dossiers de patients après sortie ou décès.

Elle gère l'approvisionnement du service en petites fournitures de bureau consommables diverses
(commande au service économat)

Elle participe aux diverses réunions de services
- **MISSIONS SPECIFIQUES**:_
Peut établir des statistiques d'activité en collaboration avec le médecin chef de service et le cadre de santé
Frappe des documents divers à la demande du cadre de santé ou des soignants suivant sa disponibilité
- **MISSIONS PONCTUELLES**:_
Déclaration du choix du médecin traitant :remplit le formulaire, le donne à la signature et l'envoie

à la famille ou à la caisse dont dépend le patient ou le résidant
Réalisation de photocopies nécessaires au service et aux divers agents (Cadre, IDE, AS,

ASHQ...)
En période vaccinale (grippe): réceptionne les bons de vaccins pour la pharmacie et vérification nominative
- **SECRÉTAIRE PLATEFORME D'ACCOMPAGNEMENT ET DE RÉPIT (PFR) 50%**
- **GRADE**: _Adjoint Administratif
- **LIAISONS HIERARCHIQUES**:_ Infirmière Coordinatrice du service
- **RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES**:_ Plateforme territoriale d’appui, SSIAD, ESAD, AJA, Services d’aide à domicile, Directions fonctionnelles des Hôpitaux Sud Haut Marnais, Conseil départemental, Caisses de retraite, complémentaires santé, Agence Régionale de Santé.
- **MISSIONS PRINCIPALES**:_
- Accueil téléphonique et physique
- Prise de rendez-vous
- Recherche et relation avec les différents partenaires
- Gestion des admissions
- Création de supports de communication (affiches, flyers)
- Rédaction de courriers, de compte rendu d’évaluation
- Rédaction de documents institutionnels ou procédures
- Création, suivi et archivages d