Adjoint Du Coordinateur Des Secrétariats Médicaux

**À propos de nous**:
Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

La Coordination des Secrétariats Médicaux assure plusieurs missions principales:

- La réalisation d’études organisationnelles des secrétariats médicaux
- La participation à / le pilotage de projets institutionnels transversaux
- La gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services RH concernés
- La responsabilité de l’Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)

**Mission**:
**Activités principales**:
**Réalisation d’études de la charge de travail et de l’organisation des Secrétariats Médicaux**:

- Entretiens Cadres, Médecins, Secrétaires
- Observations sur le terrain pour évaluer l’organisation
- Analyse des données d’activité de l’Unité, du Service, du Pôle.
- Evaluation des flux des patients, des circuits du patient.
- Elaboration de préconisations organisationnelles, mise en place de nouveaux outils.
- Suivi et évaluation des actions mises en place
- Accompagnement des équipes dans la réorganisation, dans le changement
- Appui au Cadres, Médecins, Secrétaires
- ** Participation aux différents groupes de travail, comités de pilotage et réunions institutionnelles en lien avec son domaine compétence**

Veiller à la bonne gestion des ressources humaines des secrétaires médicaux(ales), en lien avec les services RH concernés:

- Gestion des effectifs
- Gérer et actualiser les tableaux des emplois des effectifs de secrétaires médicaux(cales)
- Gestion des recrutements et de la carrière des secrétaires médicaux(cales), en lien avec les services compétents de la DRH
- Accompagnements individuels et collectifs
- Gestion du service de Compensation et de Suppléance Administratif
- Elaboration ou mise à jour du contenu des différents modules de formation à destination des Secrétaires Médicales
- Participation aux jurys d’examens/concours ; élaboration des sujets et correction des copies

**Ecole des Secrétaires Médicales en Milieu Hospitalier (ES2MH)**:

- Informations collectives auprès de divers organismes : Pôle Emploi, Mission Locale
- Elaboration du contenu pédagogique de la formation
- Dispense de cours sur différentes thématiques
- Suivi de l’apprentissage de chaque élève
- Réalisation des contrôles continus et des épreuves de validation de fin de formation
- Suivi du planning et du temps de travail/de formation de chaque élève

**Profil**:
**COMPETENCES REQUISES**

**Savoir-faire**
- Capacité d’organisation et d’anticipation
- Capacité à analyser/interpréter des documents relatifs aux données d’activité
- Rigueur et fiabilité dans le travail
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à animer une réunion/un groupe de travail
- Maîtrise de la langue française : orthographe ; grammaire ; syntaxe
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word ; Excel ; Outlook ; Power Point
- Aisance avec l’outil informatique, facilitant l’appropriation rapide des logiciels institutionnels
- Une connaissance des outils métiers serait appréciée, notamment Dx Planning et Dx Care

**Savoir-être**
- Aisance relationnelle, capacité à s’adapter aux différents interlocuteurs
- Capacité à prendre du recul
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité
- Etre force de propositions
- Disponibilité

**CONNAISSANCES REQUISES**
- Exigences du métier de Secrétaire Médicale et de son évolution
- Organisation des secrétariats médicaux dans les services de soins et dans les services médico-techniques
- Fonctionnement et organisation d’un Centre Hospitalier Universitaire
- Méthodologie de gestion de projet

**RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES INTERNES**
- Coordinatrice des Secrétariats Médicaux
- Directrices du Pôle Ressources Humaines
- Avec l’ensemble des membres de la CSM et les agents de l’équipe de Compensation et de Suppléance Administrative
- Avec l’ensemble des professionnels du Pôle Ressources Humaines
- Avec les professionnels des services de soins et des services médico-techniques : Cadres de Pôle ; Cadres de proximité ; Médecins ; Secrétaires ; Biologistes ; etc
- Avec l’ensemble des Directions fonctionnelles de l’Institution

**SPECIFICITE DU POSTE**:

- ** Déplacements**: réguliers sur l’ensemble des sites de l’Etablissement.
- ** Vaccin(s) obligatoire(s)**:
Vaccinations à jour : BCG ; DT Polio ;
Hépatite B _(3 injections)_ à jour + sérologie hépatite B à fournir lors du recrutement
- ** Risques liés au poste** : travail sur écran ; déplacements
- ** Règlement du temps de trava