Secretaire Administrative

**SECRETAIRE ADMINISTRATIVE (H/F)**(Nouvelle fenêtre)***:

- Quotité de temps % : 100
- Horaire : Jour
- Pôle : POLE DIRECTION
- Fiche de poste:

- Lieu de travail : BRON
- Type de contrat : CDD
- Date de prise de poste souhaitée : 01/04/2025
- Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d’Europe. _
- Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cœur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l’établissement dispose de l’ensemble des niveaux d’intervention, des soins courants aux activités de recours et d’expertise._
- Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l’implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d’organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d’agir._
- Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l’innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd’hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe._
- Rejoindre Le Vinatier, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l’abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS._

**Activités principales**:
Chaque secrétaire assure, sous la responsabilité de la Direction, la gestion administrative des étudiants:

- Tenir et suivre le dossier administratif et le dossier scolaire, enregistrer les résultats théoriques et les stages, gérer les dossiers scolaires et les documents demandés par la DRJSCS, pour la présentation au Diplôme d’Etat, photocopie des dossiers scolaires, courrier aux étudiants etc, par le biais du logiciel en vigueur ;
- Assurer la gestion administrative des stages des étudiants infirmiers des promotions (convention, attestation de présence, enregistrement) sous la responsabilité de la coordinatrice de stages ;
- Assurer la gestion administrative de la prise en charge financière des dossiers OPCA (Fongecif, CIF, pôle emploi etc), diverses bourses, des étudiants ;
- Assurer l’inscription administrative des étudiants dans sa globalité ;
- Assurer la gestion financière via AGIRH : paiement des intervenants, paiement des indemnités et frais de déplacement des étudiants pour chacun des stages ;
- Assurer la gestion administrative des actions de formation continue mises en œuvre par l’IFSI (plaquettes, conventions, inscriptions..) ;
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Accueil du public interne et externe à l’institution ;
- Traitement des courriers, des dossiers, et rapports (mise en forme, enregistrement, classement, diffusion et archivage) ;
- Préparation et suivi de dossiers transversaux ;
- Reproduction de documents ;
- En lien avec les référents de promotion : travaux inhérents à l’ingénierie de formation (documents mis en ligne sur Plateforme CLAROLINE, site internet ou autres affichages institutionnels) ;

**Activités spécifiques**:
Sont réparties de façon individuelle entre les trois secrétaires de l’IFSI les missions suivantes:

- Aide à la gestion des épreuves de sélection ;
- Secrétariat de direction ;
- Régisseur ;
- Gestion de la formation continue sous ses aspects administratifs et financiers ;
- Suivi de la taxe d’apprentissage ;
- Gestion des fournitures et commandes spécifiques (bureautique, produits entretiens, maintenances ).

**Exigences du poste**:

- Maîtrise approfondie de l’orthographe et de la mise en forme des documents
- Discrétion
- Organisation
- Autonomie
- Prises d’Initiatives
- Bon relationnel pour l’accueil des usagers
- Capacités d’adaptation