Assistant (F/H)

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

Assurer les fonctions de secrétariat et d’accueil téléphonique et physique du service administratif et financier

**Activités principales**:

- Accueil téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs (autres directions, autres services, prestataires)
- Soutien du gestionnaire Marchés Publics dans le traitement de la sous-traitance (saisies des courriers dans Elise, dépôt dans i-parapheur et maximilien)
- Réception, traitement et diffusion d’informations (courriers, mails, appels, etc.)
- Assurer la saisie et le traitement de courriers dans Elise, rapports, autres, pour les juristes et les comptables
- gestion de courriers et distribution des courriers de la boîte mails générique « Marchés Publics »
- gestion et distribution des courriers du SAF arrivés dans Elise et papier (Unité Marchés Publics + Comptabilité)
- trier/photocopier/scanner/assembler des documents,
- Dépôt des courriers et documents à signer dans i-Parapheur et sur la plateforme maximilien
- Saisie et mise en forme des courriers, notes et comptes rendus (gérer les parapheurs, envoyer des documents et effectuer leurs suivis)

**Activités secondaires**:

- Tri, classement et archivage de documents
- Gestion des appareils photographiques, des ordinateurs portables, des webcam de la Direction
- Gestion des mallettes d'astreinte (vérifications du matériel et distribution aux agents, relances )
- Gestion du planning d'utilisation de la salle de réunion commune aux services du 45 rue du général de Gaulle à Melun
- Réception des projets de concours
- Réception et distribution des consommables de la Direction et des directions présentes sur le site
- Assurer l’intérim de l’assistante de service ou lui apporter un renfort ponctuel
- Assister aux réunions des assistantes et secrétaire de la direction
- Gérer le courrier arrivé de la direction
- Suivi des véhicules de la Direction
- Suivi des fournitures et mobiliers de la direction (recensement des besoins, et formulation des commandes, répartition des livraisons)
- Gestion des demandes d’abonnements et d’ouvrages, en lien avec le service documentation
- Gestion du nettoyage des locaux, en lien avec la DMGS
- Vous détenez une première expérience réussie sur des fonctions similaires avec une connaissance des institutions, des collectivités territoriales et de leur environnement.
- Vous maîtrisez l’outil informatique et des logiciels de bureautique,
- Vous savez faire preuve d'autonomie et d'initiative, en organisant votre travail en fonction du flux d'activité et des délais à respecter.
- Vous êtes de nature polyvalent, et vous aimez le travailler en équipe, dynamique, rigoureuse et impliquée
- Vous êtes reconnu pour vos capacités à travailler en transversalité et vos qualités relationnelles,
- Vous avez un esprit de synthèse et savez rendre compte.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS