Office Manager

**Nous sommes...**

**Max Havelaar France** (MHF) est une ONG membre fondateur du mouvement de commerce équitable Fairtrade/Max Havelaar. Notre action vise à transformer les pratiques commerciales pour donner aux producteur.rice.s et aux [travailleur.se](file:///C:/Users/OLIMPI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_filelist.xml).s défavorisés les moyens de lutter contre la pauvreté, de vivre décemment de leur métier et de s’adapter aux enjeux environnementaux et climatiques.

Notre équipe de 45 collaborateur.rice.s est riche d’une grande diversité de métiers : développement des partenariats entreprises, gestion du label Fairtrade/Max Havelaar, sensibilisation du grand public, fundraising et gestion de programmes terrain d’appui aux producteurs, plaidoyer et mobilisation.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons notre futur.e **Office Manager.**

**Vous avez...**

Max Havelaar France a besoin de vous

**Vos missions**:
Rattaché.e au Secrétaire Général, **vous serez responsable de la bonne gestion des moyens matériels de l’Association** (locaux, équipements informatiques et bureautiques, fournitures) dans **l’objectif d’accompagner son développement par la mise en place d’une organisation et d’un fonctionnement efficaces, agiles et résilients.**

**Vos principales responsabilités**:
Sous la responsabilité directe du Secrétaire Général et au sein d’une équipe d’une quarantaine de collaborateurs, vous aurez pour responsabilités principales de:

- **Assurer la gestion efficace des équipements informatiques et bureautiques**:

- En lien avec le prestataire infogérance, gérer le parc informatique (paramétrage des postes, création des comptes utilisateurs, suivi des demandes d’interventions, mises à jour,) ;
- En lien avec le gestionnaire du site du Château Etic Nanterre, superviser le bon fonctionnement du réseau (accès internet, sécurité,) ;
- En direct, gérer les équipements bureautiques (copieurs, téléphonie, etc.) et les fournitures de bureau, suivre les consommations.
- **Accompagner les collaborateur.rice.s dans l’amélioration continue de leurs pratiques** (sécurité informatique, gestion des données, outils collaboratifs,), en réponse aux demandes et via le développement de formations, tutoriels, webinaires, etc. ;
- En coordination avec le gestionnaire du site du Château Etic Nanterre, **veiller à la maintenance des locaux** : entretien, organisation des espaces de travail et des lieux de stockage, coordination des petits travaux d’aménagement ; assurer le suivi de la conformité sur les aspects HSE (DUER, règles sécurité et incendie, etc.) ;
- Mettre en place une **gestion rigoureuse des moyens généraux** : suivi des dépenses, suivi administratif (tableaux de suivi, inventaires,), procédures internes, assurances (responsabilité civile, informatique,) ;
- Appuyer les collaborateur.rice.s dans la gestion de leurs **déplacements professionnels** : validation des demandes de réservation auprès de l’agence de voyages de l’association, appui/formation sur l’utilisation de l’outil;
- Contribuer aux objectifs en matière de **qualité de vie au travail (QVT) et de responsabilité sociale de l’organisation (RSO)** : amélioration de l’environnement de travail (locaux, ergonomie,) et du degré de « responsabilité » (environnement, social,) des achats, diffusion de bonnes pratiques numériques,
- Selon les besoins, **apporter un appui logistique et/ou organisationnel** aux différents pôles pour l’organisation d’évènements internes et externes ;
- Assurer l’**intérim de l'attachée de Direction** et appui RH, en cas d’absence, sur les missions liées à l’accueil (standard téléphonie, gestion du courrier,) ;
- Participer activement à la vie du pôle, de l’équipe et de l’Association.

**Nos engagements**:

- Assurer votre intégration au sein d’une équipe dynamique et engagée ;
- Évoluer professionnellement dans un environnement stimulant, porteur de sens et très international ;
- Vous garantir un accompagnement RH actif (onboarding, formation...) ;
- Vous offrir un cadre de travail épanouissant:

- Siège de l’association : Château ETIC de Nanterre, lieu classé monument historique accueillant des structures de l’ESS ;
- Activités QVT et collectives : cours de yoga, jardinage, ateliers RH (lutte vs harcèlement, ergonomie, fresque du climat, etc.), évènements teambuilding.

FORMATION:

- **Formation Bac +2/3 : BTS ou DUT** assistant de direction, **gestion PME-PMI**, office management ou tout autre diplôme équivalent ;
- Minimum **3 ans d’expérience** dans des fonctions similaires, idéalement au sein d’une organisation à taille humaine (PME ou association) ;
- Qualités recherchées : orientation résultats, polyvalence, disponibilité, organisation, rigueur, sens des priorités, capacités de négociation, curiosité/intérêt pour les domaines rele