Assistant(E) Formation

Recrutement en CDI, **à compter de septembre 2025**, **d'un(e) “Assitant(e) Formation”** pour le centre ENGLISH 4 FRENCH de Biot/Sophia-Antipolis, qui puisse **accueillir, renseigner, conseiller et suivre** les apprenants tout au long de leur parcours de formation, en étant formée aux méthodes E4F.

A l’issue d'une petite formation en entreprise, l'“Assitant(e) Formation” sera en mesure de prendre en charge l’apprenant et son parcours de formation au sein de la structure dans son intégralité **(du montage du dossier à la facturation tout en assurant le suivi qualité).**

Vous travaillerez en toute autonomie dans une entreprise innovante (on ne manque pas d’idées ), dans un joli cadre et au sein d’une équipe sympathique et solidaire. Vos missions seront variées, avec beaucoup d’interactions avec les stagiaires, l’équipe pédagogique et les prospects. **Organisation, rigueur et bienveillance constituent un gage de réussite pour accéder à ce poste.**

**Horaires du poste : (35h/semaine) : de 09h30 à 17h30 le lundi, jeudi et vendredi, le mardi de 11h00 à 19h00 et le mercredi de 8h45 à 17h00.**

**Formation de ce poste en interne mais expérience de 2 ans minimum** **obligatoire.**

Responsabilités:
**Mission 1 - ACCUEIL**
- ENTRETIENS téléphoniques et physiques au centre : Analyse résultats test entrée, remise documents, présentation et valorisation de notre Centre, recueil des informations nécessaires à l’offre de formation forfait ou personnalisée.
- Enregistrement coordonnées prospects (dans logiciel de gestion KXO) et gestion des relances.

**Mission 2 - GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FORMATION**:

- Traitement courriel et courrier postal.
- Contrôle des feuilles de présence de la veille + Gestion du planning si besoin suite absences + MAJ feuille de présence (signature stagiaire si absence).
- Préparation des dossiers de présence pour la journée.
- Enregistrement des réservations et gestion planning formateurs + salles de cours.
- Recherche et conseil sur les financements et critères de prise en charge, si besoin.
- Etablissement et envoi des offres de formation forfait ou personnalisé (devis manuel et via notre logiciel KXO).
- Montage des dossiers de prise en charge (OPCO/FAF/CPF/France Travail ) + accompagnement dans les démarches de demande de prise en charge.
- Envoi convocations des entrées en formation.
- Préparation des dossiers administratifs + dossiers de présence (feuilles présence + attestations diverses + fiche entrée pédagogique) et dossiers virtuels pour ONLINE.
- Entrées + sorties + validation du service fait, dans EDOF (CPF).
- Relances prospects/stagiaires : offres de formation, TDN, passage certification, absences, etc.
- Etablissement contrats intervenant extérieurs et vérification de leurs factures.
- Envoi Test mi-parcours + Test fin parcours + évaluation formation.
- Inscription et envoi des convocations aux certifications TOEIC, CLOE, VTest.
- Envoi justificatifs à la Caisse des Dépôts suite au contrôle des dossiers.
- Eléments de facturation pour la chargée de gestion (complétude fiche “élément de facturation”) et enregistrement des échéances de facturation.
- Relances paiement (à la demande de la Responsable administrative).
- Encaissement des supports et remises chèques et espèces en banque.
- Clôture dossier administratif (certificat de réalisation, envoi attestation certification, contrôle dossier avant archivage, MAJ logiciel KXO).

**Mission 3** - **ASSISTANCE PÉDAGOGIQUE**:

- Suivi et accompagnement du stagiaire durant son parcours de formation (tél, mail) : rappel déroulé formation, réajustement parcours formation, aide à l’utilisation des plateformes de réservations et classe virtuelle.
- Gestion des réclamations et remontée à la Direction si besoin.
- MAJ dossier pédagogique.
- Relances des stagiaires suite période d'absence (mails, appels) à la demande de la responsable pédagogique.
- Interface avec l’équipe pédagogique et stagiaires (retour/ relais sur difficultés rencontrées des stagiaires et envisager des éléments de solutions avec les formateurs + échanges informels quotidiens avec les formateurs sur les stagiaires, réajustement du parcours de formation, supports...).
- Remonter si besoin à la responsable pédagogique, des problèmes/questions/demandes des stagiaires et/ou formateurs.
- Echanges avec intervenants extérieurs sur le suivi de la formation des stagiaires (autres langues).
- Participation / soutien à l’amélioration continue du développement de l’entreprise (facturation intermédiaire, abondement, certifications à proposer ).

**Mission 4 - DIVERS**:

- Rangement et du centre (le matin, si besoin).
- Achat des supports pédagogiques, petites fournitures, fournitures bureau.
- Gestion des stocks fournitures.
- Participation aux réunions.
- Archivage.
- Déplacement à la poste, banque.

**Expérience / Compétences**:

- Polyvalence, dynamisme et organisation (gestion des priorités / autonomie).
- Expérience préalable dans le domaine de la formation ou