Assistant Commercial

Je recherche pour l'un de mes clients, société spécialisée dans la conception et la production de systèmes électroniques sur mesure, **un(e) assistant(e) commercial(e) polyvalent(e).**

Vos différentes missions seront:
**COMMERCIAL**
- Saisie informatique des commandes clients dans l’ERP (saisie double lignes S et lignes P)
- Participation occasionnelle à la frappe des documents commerciaux avec le commercial
- Envoi des accusés réception des commandes clients
- Suivi des délais de livraison des commandes clients, les informer des retards prévisibles.
- Edition des BL et bons de transport avec calcul des frais de port pour chaque livraison
- Organisation des ramasses transporteurs
- Traitement des réclamations clients (délai, prix, règlement...) en partenariat avec le responsable Production, BE et la direction
- Participation aux réunions de BE et production et rédaction des comptes rendus.
- Facturation client et envoi des factures par mail.
- Archivage documents des ventes
- Pont comptable des ventes
- Pont comptable des tiers clients
- Participation occasionnelle aux mailings de communication
- Saisie occasionnelle des campagnes de prospection dans le CRM (rare)
- Classement des BL et factures dématérialisées
- Suivi des indicateurs qualités ventes clients
- Participation à l’organisation des salons
- Pilote du Processus R2 (ISO 9001) : Gérer les commandes
- Amélioration des procédures liées à l’activité commerciale
- Suivi des règlements clients (avec la comptable)
- Saisie des règlements clients dans l’ERP et le logiciel comptable (avec la comptable)
- Relance des impayés (avec la comptable)

**ORDONNANCEMENT / PRODUCTION**
- En cas d’absence occasionnelle du responsable de production : o Editions d’OF, solde de lignes d’OF, génération des besoins et suivi du planning de production, planification avec assistance o Saisie des fiches de travail atelier o Mise à jour du tableau des heures sous ficher Excel FOURNISSEURS
- Enregistrement des factures fournisseurs dans l’ERP - Rapprochement Factures / BL - Vérification dates de livraison et date de facturation.
- Suivi des commandes d’achats à valeur Zéro pour les pièces fournies par nos clients sans facturation
- Suivi des litiges sur factures fournisseurs avec le responsable des achats
- Pont comptable des achats ERP PMI // SAGE
- Pont comptable des tiers fournisseurs
- Gestion des commandes de fournitures de bureau
- Aide occasionnelle à la saisie des AR Fournisseur dans l’ERP en cas d’absence aux achats
- Aide occasionnelle à l’envoi des commandes fournisseurs en cas d’absence aux achats
- Relance occasionnelle des commandes fournisseurs sans AR et des délais de livraison dépassés avec l’ERP en cas d’absence aux achats
- Assistance occasionnelle aux travaux administratifs, aide au classement
- Gestion des transporteurs
- Participation à l’inventaire des stocks matières premières, comptage, recomptage, saisie - Aide occasionnelle à l’archivage du chrono fournisseur
- Participation à l’Enregistrement informatique des réceptions des livraisons de composants et rangements en magasin.

**SECRETARIAT**
- Réception des appels entrants, orientation des appels en moyenne moins de 20 appels / jour)
- Accueil physique des visiteurs (en moyenne 2 à 3 par mois)
- Mise sous plis, affranchissement et expédition du courrier (moins de 5 lettres par semaine)
- Organisation des réunions (4 fois par an maximum)
- Rédaction des courriers pour l’entreprise
- Collecte des feuilles de présence et absence des salariés,
- Ouverture du courrier - Arrivée du courrier le matin
- Vérifier Boîte Lettre RAC le lundi
- Dépôt des factures chez notre client voisin
- Mise à jour occasionnelle de document Word pour l’entreprise

**SAVOIR-FAIRE**
- Sens commercial affirmé.
- Sens développé du contact, de l'écoute, des qualités de communication orale et écrite.
- Une bonne présentation garantissant l'image de l’entreprise.
- Doté(e) d’une bonne capacité à s’organiser et à gérer son temps de façon autonome
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Word & Excel & PowerPoint & Access) - Connaissance de l’Anglais pour réceptions occasionnelles d’appels téléphonique en anglais
- Respect des procédures de fonctionnement et des liens hiérarchiques

**SAVOIR ETRE**
- Rigoureux(se) ordonné(e), organisé(e) et méthodique
- Pourvu(e) d’un esprit d’équipe
- Sens de la collaboration
- Esprit d’initiative et d’analyse
- Ouvert(e), et capable d’intégrer des informations de sources variées
- Autonomie et sens de l’initiative
- Minutieux (se)
- Attentif (ive)
- Synthétique et logique
- Fiable et intègre
- Attentif (ve) aux intérêts de l'entreprise
- Discret(e) sur la confidentialité des informations (interne et externe)
- Esprit de service aux clients et bon relationnel client dans l'objectif de relations à long terme
- Bon contact clients au téléphone