Assistant.e de Direction

**L’assistant(e) de direction**:

- Agit dans le cadre des missions générales du Foyer Isabelle et du dispositif d’Habitat Inclusif définies dans les projets d’établissement et de service
- Apporte son soutien à l’ensemble de l’équipe par sa connaissance et ses formations (initiales et

complémentaires) dans son champ d’intervention.
- Participe à l’analyse de son référentiel métier afin de l’inscrire dans un cadre institutionnel voulu par le projet associatif
- Participe à l’amélioration de ses pratiques, peut participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise des charges des personnes accompagnées.
- Organise, sous le contrôle de la direction, les tâches et missions générales de secrétariat.

Activités détaillées
Fonction réception et distribution
- Réception
- Collecte tous les courriers sortants, les référence et se charge de la distribution.
- Collecte les éléments des dossiers des personnes accompagnées et a en charge, le classement et l’archivage.
- Effectue l’accueil physique des personnes
- Distribution
- Diffuse à l’ensemble des salariés ou au besoin à un groupe de salariés des informations nécessaires à la mission générale de l’institution.
- Réceptionne les courriers entrants, les répertorie et les date, les distribue.
- Réceptionne les appels entrants et les transmet au bon interlocuteur après avoir recueillir les informations utiles.

Fonctions administratives relatives aux personnes accompagnées
- Pour le Foyer, l’assistant(e) de direction gère les dossiers administratifs relatifs aux prises en charge:

- Gère l’ordonnancement et l’archivage des éléments du dossier de la personne accompagnée.
- Se charge de la diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers.
- Veille à ce qu’il n’y ait aucune rupture administrative de prise en charge (dossier MDPH, aide sociale ) et pour cela travaille en lien avec l’assistante sociale.
- Renseigne l’outil Livia en y notant toutes les données administratives relatives aux personnes accompagnées.
- Rend compte du suivi des dossiers et participe à la mise en œuvre de stratégie pour améliorer la

qualité de prise en charge dans les aspects administratifs.
- Fait une mise en page et relecture des projets personnalisés des personnes accompagnées avant diffusion aux partenaires ou familles.
- S’assure que les dossiers des personnes accompagnées sont à jour,
- Suit l’état des présences des personnes accompagnées,
- Enregistrement les présences des personnes accompagnées par activité
- Pour le dispositif d’Habitat Inclusif, l’assistant(e) de direction:

- Se charge de la diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers des locataires.
- L’assistant(e) de direction gère la diffusion d’information:

- A en charge les informations générales aux familles et partenaires
- Prépare la logistique liée aux réunions du conseil de la vie sociale, met en page les comptes rendus et se charge de leur distribution.

Fonctions administratives relatives à l’activité
L’assistant(e) de direction prend en charge l’ensemble des aspects administratifs des deux périmètres d’activité, entre autres:

- Participe dans son champ professionnel à la gestion, au suivi et au classement des dossiers sous la responsabilité de la direction.
- Gère les commandes des repas du Foyer en lien avec la société Armor cuisine,
- Pour le dispositif d’Habitat Inclusif, centralise les contrats d’occupation, les états des lieux, les quittances de loyer des bailleurs, les factures EDF, les factures internet des appartements, etc ;
- Met en page et relecture de comptes-rendus divers,
- Rédige comptes-rendus des réunions institutionnelles et de fonctionnement,
- Est en lien avec les assurances (voitures, habitation, associative, etc.)

Fonctions institutionnelles
L’assistant(e) de direction représente l’institution et son projet lors des visites ou rencontre. Il ou elle a pour mission de favoriser le lien avec les services support ainsi que la poursuite des partenariats. Ainsi, l’assistant(e) de direction:

- A en charge la partie administrative (invitation, courriers, comptes rendus ) lors de réunions ou de

manifestations institutionnelles,
- Gère et met à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.
- Est en lien avec le service compatibilité (enregistrement et transmission des factures et des remises de

chèques),
- Établit les factures des personnes accompagnées et l’état de présence trimestriel pour le Conseil Départemental,
- Reçoit et affiche ou diffuse les notes de service et autres informations à destination des salariés et / ou

des personnes accompagnées
- Est l’accompagnateur terrain ou tuteur de formation des stagiaires, salariés en formation ou apprentis

dans le champ professionnel des métiers du se