Secretaire Service Sante Et Service Des Relations

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit **UFR**, deux **IUT**, une** école d'ingénieurs**, un service de **formation continue **(FCU) et dix-sept **centres de recherche**.
Depuis sa création en **1992**, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de **promotion sociale** et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux **études** et à la **culture**.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
- Produire des documents professionnels
- Communiquer par écrit
- Assurer le stockage, la traçabilité et la conservation des dossiers papier et électroniques.
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. Transmettre les informations à l’oral et à l’écrit
- Concevoir, saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
- Renseigner et orienter les étudiants vers les structures et les services adéquates
- Gérer les RDV des étudiants et des personnels du service
- Accompagner la direction du service dans la gestion et l’organisation des activités de l’équipe
- Assurer la prise en charge administrative des étudiants et des activités du service
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier. Gérer le courriel.
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.
- Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)
- Formation spécifique en secrétariat médical ou médico-social (de préférence) ou en secrétariat général avec expérience dans un poste du domaine de la santé
- Cadre légal et déontologique dans le domaine de la santé et des services de santé étudiante
- Cadre légal et organisation de l’Enseignement Supérieur
- Connaissances spécifiques mises en œuvre dans le cadre de la mission:

- Pack Office : Word et Excell niveau avancé
- Logiciel de santé
- Outil de prise de RDV en ligne
- Logiciel de gestion d’achats
- Usager avancé des outils informatiques propres aux fonctions de secrétariat
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite
- Culture internet
- Techniques de communication - expression écrite et orale dans un contexte international
- Niveau d’anglais exigé : B2
- Connaissance des procédures propres aux missions du service et de l’agent (gestion des dispositifs de bourses de mobilité internationale pour les mobilités d'études et de stage ; gestion de la mobilité étudiante sortante hors-Europe)

**Savoir-faire (compétences opérationnelles)**:

- Communiquer avec des collègues de son domaine
- Accueillir et prendre des messages
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Analyser et comprendre les demandes
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Notions de base du domaine médical et social.
- Gestion des priorités et des urgences
- S'exprimer à l’oral et à l’écrit
- Utiliser couramment les modes de communication (électronique, téléphone)
- Utiliser les outils bureautiques
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Recueil, analyse et traitement des données
- Savoir s’exprimer en anglais (écrit principalement) et savoir traiter des documents en anglais

**Savoir-être (compétences comportementales)**:

- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Respect du secret médical et de la confidentialité des données
- Capacité d’écoute
- Curiosité intellectuelle
- Respect du code de déontologie
- Attitude et motivation à suivre des formations actualisées dans le cadre de ses fonctions

**Contrat CDD jusqu'au 18/02/2025**

**Rémunération brute mensuelle : 1806 euros.**

2+ years