Assistant(E) Commercial Promotion

**Présentation de la société**

**Qui sommes nous ?**

ATARAXIA Promotion est une filiale de promotion immobilière de Crédit Mutuel Immobilier.
Plus de 30 ans d’expérience permettent à Ataraxia Promotion de connaître et comprendre parfaitement les enjeux sociétaux et territoriaux, et de participer à la vie locale.
Nos réalisations placent l’individu au cœur de nos préoccupations et chaque programme associe logements et vie de quartier.

Nous réalisons des opérations de logements aux formes urbaines variées, sur les régions Pays de la Loire, Bretagne et Centre-Val de Loire.

**Mission**

**Mission principale**

Assurer la gestion administrative des ventes, de la saisie des éléments de commercialisation à la conclusion des actes authentiques de vente.

Rattachement direct au directeur commercial, au sein d'une équipe.

Dans le cadre d'un binôme, participation, comme chaque membre de l'équipe, aux opérations d'administration des ventes avec une polyvalence complète sur l'ensemble des tâches qui la compose, dans une recherche constante de complémentarité et de subsidiarité.

**Activités / Tâches spécifiques du poste**

L'ensemble des missions principales suivantes est répartie au sein de chaque binôme, chacun des membres de l'équipe devant être capable de prendre en charge subsidiairement et à tout moment chacune des missions du service:
Un membre du binôme effectue les missions suivantes:
Saisir les éléments relatifs à la commercialisation des programmes, après accord du Comité d'Engagement (références compte séquestre, vérification des stades d'appels de fonds, grilles de prix) et des modifications intervenant en cours de commercialisation, y compris échanges de lots annexes à la demande des commerciaux.

Réceptionner les contrats de réservation et vérifier leur conformité

Dés validation, saisir les réservations (nom et coordonnées du client, nom du Vendeur)

Suivre les notifications et dates de signatures clients effectués par le Notaire, relancer si besoin.

Faire signer et envoyer les contrats de réservation en recommandé avec AR aux clients.

Suivre les échéances des appels de fond et enregistrer les paiements.

Suivre les tableaux de bord quantitatifs de l'état des paiements client.

Mettre à l'encaissement les dépôts de garantie après purge du délai de rétractation.

Envoyer un exemplaire original du contrat de réservation au Notaire, adresser en recommandé les courriers de notification aux clients et les originaux des accusés de réception.

Suivre les annulations, les enregistrer et remettre les lots à la vente.

Un autre membre du binôme effectue les opérations suivantes:
Mettre en forme le book informatique sur le site de réservation réservé aux professionnels et sur le site internet de l'entreprise.

Ouvrir la commercialisation sur l'outil informatique.

Réceptionner les appels clients sur le numéro vert

Alimenter les diverses enquêtes sur la commercialisation des logements neufs (DRE, OLOME)

Assister les agences pour les problèmes qu'elles pourraient rencontrer dans le cadre de l'élaboration des books de vente et des dépôts de pièces.

Constituer les dossiers administratifs accompagnant les actes de signatures (contrat de réservation et acte authentique de vente) remis au Négociateur.

Assurer une coordination avec le service juridique qui assure la rédaction des documents contractuels liés à la vente.

Classer et saisir tous les dossiers de réservation.

Suivre les dossiers jusqu'au retour de l'acte authentique de vente.

Relancer les impayés.

Enregistrer les réservations Groupe et hors Groupe en mettant à jour les grilles de ventes et l'ensemble des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité en relation avec le directeur commercial, notamment suivi des stocks, résultats des commerciaux...

Suivre les mandats de commercialisation et relations avec les partenaires.

Pour l'ensemble de l'équipe:
Pour assurer la continuité du service par rapport aux clients, une permanence téléphonique tournante est en vigueur sur le numéro vert comprenant l'intégration dans la base de données pour les commerciaux.

La coordination des différentes étapes est sous la responsabilité directe du Directeur Commercial.

La signature du contrat de réservation pour la société est assurée par les assistantes ADV pour la VEFA

La prise en charge des différentes étapes vis-à-vis du client de la réservation jusqu'à l'acte authentique est assurée par le commercial en charge du dossier.

Assiste le Directeur Commercial dans sa mission de validation de programmes et notamment sur la cohérence des plans.

**Profil**

**Connaissances et compétences**

Maîtrise bureautique
Polyvalence
Une première expérience en administration des ventes et un plus.

**Savoir-être - savoir-faire**

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et fiable.

Vous respectez la confidentialité

Vous faites êtes forc