Assistant Adv Bilingue

Vous aimez les challenges et souhaitez rejoindre une jeune entreprise en forte croissance, tournée vers l'innovation et l'international. Une société qui propose à ses clients de contribuer à la sobriété énergétique et à la réduction des émissions de CO2.
Nous recrutons pour notre bureau français un(e) Assistant(e) ADV / Administrative bilingue H/F.

Vous travaillez, sous la responsabilité du directeur général, en étroite collaboration avec le service Operations.
Vous avez en charge les missions suivantes pour les sites en France et à Singapour:

- Suivi de la facturation clients:
Établir les factures à destination des clients (France et International)
Assurer le suivi des paiements par les clients et effectuer les relances si nécessaire
en lien avec le cabinet comptable
- Suivi des contrats clients:
Enregistrer les contrats
Suivre les dates d’échéance et les renouvellements ; alerter le service Operations
et Commercial
Identifier les contrats bénéficiant de dispositifs d’aides/subventions aux
économies d’énergie et effectuer les demandes
- Suivi des achats/fournisseurs:
Suivre les stocks de fournitures et de matériels, superviser les inventaires
Assister les managers pour la recherche de partenaires et la mise en place de
nouveaux contrats
Enregistrer les contrats fournisseurs, Etablir les bons de commande
Réceptionner et enregistrer les factures fournisseurs
Contrôler et valider les factures en lien avec le directeur général et les différents
services
S’assurer de leur enregistrement puis de leur paiement en lien avec le cabinet
comptable
- Suivi analytique des projets:
Gérer la comptabilité analytique pour chaque projet : chiffres d’affaires, coût de
personnel, achats
S’assurer de la fiabilité des données avant traitement par le cabinet comptable

Vous êtes garant(e) de la bonne gestion de l’ERP et contribuez à l’amélioration continue des outils de gestion comptable et des process.

En binôme avec l’assistante de direction, vous intervenez sur les missions suivantes:

- Gestion des déplacements et des frais:
Participer à l’organisation des déplacements des salariés : réservation transports,
hébergements en France et à l’International
Valider les Notes de Frais des salariés en lien avec les projets
- Accueil et gestion des locaux (pour la France)
Assurer l’accueil téléphonique et physique
Assurer la maintenance des locaux avec les prestataires externes
Gérer le courrier et les expéditions de matériels

Vous intervenez en support (back up) à l’assistante de direction sur l’organisation d’évènements (séminaires) ainsi que sur l’accueil des nouveaux embauchés.

Cette liste est non exhaustive ; les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins de la société.

Diplôme : idéalement Bac+2/3 en gestion PMI/PME

Expérience minimum : 1ère expérience de 2 à 3 ans exig
- e

Vous avez d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais impérativement.

Vous maitrisez le pack Office, et êtes très à l’aise sur Excel.

Vous êtes réactif(ve) et capable de gérer plusieurs tâches en même temps, dans un environnement dynamique.

Vous avez une bonne connaissance des outils de gestion, et d’un ERP.

Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e). Vous avez un très bon relationnel et aimez travailler en équipe, dans une démarche collaborative.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 30 000,00€ à 34 000,00€ par an

Avantages:

- Participation au Transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- Bac +5 (Master / MBA) (Optionnel)

Expérience:

- assistante adv H/F: 4 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail