Office Manager

Cheval Blanc Patrimoine est une société à taille humaine (40 personnes), située dans le 16ème arrondissement à Paris.

Cabinet pluridisciplinaire en gestion de patrimoine, nous exerçons 4 principaux métiers : Le conseil en investissement financier, l'intermédiation bancaire (courtage en crédit et assurance), le conseil juridique et fiscal & le conseil en immobilier d'investissement.

Entreprise dynamique, nous prônons les valeurs telles que la loyauté, la confiance, la transparence. Adeptes du travail en équipe, être sociable et constructif est essentiel pour nous rejoindre.

**Description du poste : Office Manager**

Rattaché à la direction générale, l’office manager pour but de délester ses supérieurs hiérarchiques d’un bon nombre de fonctions et de responsabilités (gestion administrative du personnel, gestion des services généraux, gestion du back office etc.).

Ce poste « touche-à-tout » exige donc que son titulaire serve d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs et entre la direction générale et le personnel.

**Activités**

Sous la responsabilité de la direction financière et administrative, L'office manager aura pour mission:

- L’office Manager reçoit les visiteurs, clients, fournisseurs, les oriente, note les messages et planifie les rendez-vous. Il/elle s'occupe de gérer la réception des appels.
- L'on-boarding des nouveaux collaborateurs : Outils, matériel, process, intégration. il/elle centralise leurs demandes.
- Il/elle assure la responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau
- Il/Elle rédige et met en forme divers documents (courriers, contrats, notes de service), les fait suivre et les classe
- L’office manager intègre les nouveaux collaborateurs, les accompagne dans leur intégration dans l’entreprise,
- Il/Elle s'occupe de l'organisation des déplacements de membres de l'équipe et/ou du responsable
- Il/Elle vérifie l'état des stocks de fournitures diverses, évalue les besoins et définit les commandes à passer
- Gestion de la culture d’entreprise : Mise en place d’évènements, happy management, identité visuelle de l’entreprise
- Il/Elle actualise des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord,...)
- Il/Elle vient en support de la gestion comptable de la structure (facturation, encaissements, recouvrement, saisie des journaux de banque, ventes, achats sur logiciel Quick books)
- Il/elle s'occupe de gérer les opérations de back office des dirigeants

**Compétences comportementales (savoir-être)**
- Être organisé(e), rigoureux(se) et précis(e)
- Être optimiste
- Être autonome
- Savoir faire preuve de discrétion
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication (orale et écrite).
- Savoir écouter, analyser et synthétiser
- Avoir le sens de l’initiative, être créatif et polyvalent
- Savoir travailler en équipe
- Adhérer aux valeurs de l’entreprise

**Compétences opérationnelles (savoir-faire)**
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
- Savoir gérer les situations d’urgence
- Savoir rendre compte de son activité

Contrat et rémunération : Poste à pourvoir immédiatement en CDI. Salaire fixe de 36 à 46K€ Brut selon le profil. Primes et avantages en sus. Mutuelle, tickets restaurants.

Qualifications Expérience de 3 ans souhaitée

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 36 000,00€ à 46 000,00€ par an

Avantages:

- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Lieu du poste : Un seul lieu de travail