Assistant Administratif

Nous recherchons un Assistant administratif H/F en intérim puis CDI possible, si tout se passe bien.

Notre client est un pôle d’enseignement supérieur industriel par apprentissage. Il forme les futurs cadres de l’industrie, appelés à prendre part à la vie d’un produit industriel depuis sa conception jusqu’à sa commercialisation et son recyclage, en intégrant les problématiques du développement durable et de la responsabilité sociétale. À ce jour, plus de 6000 jeunes ont déjà été formés par cette association.
Les diplômes proposés par ce pôle d’enseignement sont:
**9 Diplômes d’ingénieur, 2 Masters (Bac +5),**
3 Licences professionnelles et 1 Bachelor (Bac +3)
**2 BTS Industriels (Bac +2),**
**Notre client dispose de 2 sites : Puteaux et Mantes.**

Le poste sera basé en présentiel à Puteaux.

Poste d’Assistant administratif H/F à pourvoir dès maintenant sur du long terme. Intérim puis CDI possible si tout se passe bien.

Du lundi au jeudi : 8h30 heures / 17h30 heures

Vendredi : 9 heures / 12 heures

Salaire 2000€ brut / mois

Voici le descriptif du poste:
Assister la responsable administrative dans l’Activité Administrative

Participer à la performance globale de l’établissement

Proposer des axes de progrès relatifs à la mise en oeuvre des actions du pôle

Assurer les activités de secrétariat, de suivi des dossiers

Assurer l’accueil téléphonique, l’accueil des visiteurs.

Mettre en oeuvre les orientations stratégiques définies dans le projet d’établissement et dans la démarche qualité.

Assurer la traçabilité des actions

Activités:
1. Participation à la vie de l’établissement
- Participer aux réunions internes
- Participer à toutes les manifestations se déroulant au sein des CFA
- Participer à l’organisation et au déroulement de la réunion avec les maîtres d’apprentissage
- Etablir des comptes rendus détaillés de l’activité
- Assurer la permanence et la continuité du service
- Proposer et argumenter des projets
- Proposer des améliorations techniques et pratiques de fonctionnement
- Veiller au respect des procédures administratives
- Participer aux correctifs du document unique
- Participer au respect des règles d’hygiène et de sécurité
- Surveiller la bonne utilisation des locaux et préserver la propreté et le cadre de vie
- Participer à l’aménagement et à l’amélioration du cadre de vie

2. Production du pôle administratif
- Assurer les activités de secrétariat
**frappe, courrier, reprographie, expédition, classement, archivage**:

- Gérer les communications téléphoniques**:

- Assurer le standard, filtrer les communications et diriger l’interlocuteur sur le bon destinataire**:

- Assurer l’envoi des dossiers d’inscription**:

- Assurer la gestion des dossiers d’inscription, contrôle des pièces, convocations, suivi des entretiens, saisie informatique des dossiers**:

- Assurer le publipostage des dates des rentrées, attestations des apprentis etc**:

- Accueillir les apprentis et gérer administrativement les retards et absences**:

- Assurer l’accueil et l’information**
des jeunes
**des maîtres d’apprentissage**
des visiteurs
- Gérer l’affranchissement du courrier
- Contrôler la conformité des livraisons des fournisseurs (bon de livraison / bon de commande)
- Gérer les requêtes « YPAREO »
- Assurer la mise à jour des bases de données
- Assurer la collecte et la saisie des notes dans « YPAREO »
- Assurer l’envoi des bulletins de note aux entreprises et aux apprentis
- Participer à la mise en œuvre des séjours linguistiques
- Etablir les chèques de remboursement des frais de restauration et de transport des apprentis
- Pérenniser les relations avec les partenaires pédagogiques, pour le suivi des dossiers d’inscription, suivi des absences, bulletin de notes, scolarité de l’apprenti
- Assurer hebdomadairement la transmission des effectifs au Conseil Régional Ile de France
- Gérer dans « YPAREO » les calendriers d’alternance, effectuer la bascule des effectifs, l’archivage des sortants,
- Participer à la collecte des données pour l’élaboration des enquêtes administratives pour le Conseil Régional Ile de France
- Assurer le suivi de l’inscription administrative des apprentis aux examens BTS
- Réaliser les tableaux des montants à percevoir et établir les chèques de remboursement des frais de restauration et de transport des apprentis

3. Gestion des moyens du pôle
- Participer à la réalisation des inventaires
- Participer à la gestion des matériels et des moyens de l’établissement

4. Accueil et du suivi des jeunes
- En harmonie avec le pôle développement et communication
**Participer aux journées portes ouvertes, salons **
Accueillir les visiteurs, les entreprises, les jeunes
- S’informer des nouvelles formations dispensées dans l’établissement

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 2 000,00€ par mois

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