Chargé.e D’accueil

**Présentation de l’établissement**

L'École normale supérieure de Rennes, une des 4 ENS en France, forme les futurs hauts cadres scientifiques de la fonction publique. Sa mission est de préparer aux carrières de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation. Elle forme, chaque année, environ 650 élèves dans les domaines des sciences du sport et éducation physique, de l'économie-droit-management, de l'informatique, des mathématiques, de la mécatronique et des sciences pour l’environnement

**Missions**

Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les usagers ainsi que les interlocuteurs internes et externes.

Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans les domaines d'activités de l’école ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l’école.

**Environnement de travail**

La personne recrutée sera affectée à la Direction Générale des Services du 10 mars 2025 au 18 juillet 2025 dans le cadre du remplacement d’une collègue chargée d’accueil. Vous travaillerez essentiellement en autonomie avec l’appui de la Directrice Générale des Services Adjointe.

**Activités principales**
- Gestion administrative _
- Assurer des activités de secrétariat standard : information des usagers, communications par courriel, diffusion d’informations, archivage
- Assurer l’organisation et le secrétariat des réunions
- Alimenter et tenir à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative
- Gestion financière et logistique _
- Assurer l’engagement et le suivi des dépenses des services centraux (demandes d’achat, bons de commandes, services faits)
- Préparer et réserver les déplacements des personnels, invités et élèves
- Gérer les demandes logistiques auprès des services concernés
- Information et Orientation des usagers _
- Accueil physique et téléphonique des différents publics
- Orienter, informer, et renseigner l’usager vers le service ou l’interlocuteur compétent
- Réceptionner le courrier, en assurer la traçabilité et le distribuer
- Traiter et transmettre les messages
- Participer aux opérations de logistique en support au personnel et aux équipes.
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles et des équipements de l’école
- Créer et assurer le suivi des badges d’accès de l’école
- Participer à l’information collective des évènements de l’école
- Réaliser les opérations de gestion des déplacements professionnels du personnel
- Assurer les demandes de fournitures administratives (4 à 6 fois dans l’année) pour les services
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

**Connaissances attendues**
- Techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l’organisation du cursus universitaire français
- Environnement et réseaux professionnels
- Maîtriser le français (orthographe, grammaire)
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Sens relationnel
- Savoir gérer les aléas et faire preuve de réactivité et d’initiative
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Savoir rendre compte et travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
- Savoir planifier et respecter les délais
- Mettre en œuvre les procédures et les règles
- Participer à la démarche d’amélioration continue et à la dématérialisation des processus
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées

**Conditions de travail**

Poste à pourvoir à partir du 10 mars 2025, en binôme du 10 au 14 mars.

Temps de travail : 39h par semaine

Horaires (aménagements possibles du mercredi au vendredi):
lundi & mardi : 7h45-12h30 / 13h30-17h00

mercredi & jeudi : 8h15-12h30 / 13h30-17h00

vendredi : 8h15-12h30 / 13h30-16h15

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 4 mois

Rémunération : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 10/03/2025