Secrétaire (H/F)

**French version below* / *Version française plus bas**

**About the Position**

At AXE Technologies, we support our clients in their telecom and IT projects.

We are currently seeking a **part-time secretary** for one of our clients to strengthen their team.

You will be responsible for providing administrative and commercial support while **working remotely**. The role also involves maintaining well-organized digital files and coordinating various administrative tasks. Strong proficiency in both **French and English is required**.
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**Responsibilities**
- **Administrative tasks**:_
- Handle reception, mail processing, file and database updates, as well as project follow-up.
- Draft and distribute memos, letters, notes, and summaries.
- Sort, classify, and organize documents and files.
- Manage the organization and follow-up of meetings and business trips, schedule calendars, arrange appointments; contribute to accounting tasks, personnel management, and the preparation of specific files.
- Oversee office supplies and equipment management.
- **Commercial tasks**:_
- Prepare and send quotes, orders, and invoices; process incoming payments.
- Receive and process invoices, create and update sales statistics tables.
- Register orders, communicate details to the appropriate internal and external contacts, and inform clients of service delivery dates.
- Manage suppliers and maintain client relationships to ensure a positive company image.
- In case of complaints or disputes, open a case file and ensure proper follow-up.
- Participate in the preparation of commercial offers.
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**Profile**
- Flexible and available for part-time work (**arrangements to be defined**)
- Excellent written and verbal communication skills in **French and English**:

- Previous experience in administrative assistance or secretarial work
- Organized, autonomous, and reliable, with strong attention to detail
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**Conditions**
- Salary: To be negotiated
- Contract: Part-time
- Workplace: 100% remote
- Hours: Flexible
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**À propos du poste**

Chez AXE Technologies, nous accompagnons nos clients dans leurs projets télécoms et IT.

Aujourd’hui, nous recherchons pour l’un d’eux **un(e) secrétaire à temps partiel** pour renforcer son équipe.

Vous serez chargé(e) de soutenir les activités administrative et commerciale, tout en **travaillant à distance**. Le poste implique également la tenue de fichiers numériques bien organisés et la coordination de tâches administratives variées. Ce rôle requiert une excellente **maîtrise du français et de l’anglais**.
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**Responsabilités**
- **Côté administratif**_:

- Assurer l’accueil, le traitement du courrier, la mise à jour des fichiers et bases de données ainsi que le suivi de projets.
- Préparer et diffuser des circulaires, rédiger des courriers, notes ou synthèses.
- Trier, classer et organiser les documents et dossiers.
- Gérer l’organisation et le suivi des réunions et déplacements, la planification des agendas, la prise de rendez-vous ; contribuer aux tâches comptables, à la gestion du personnel et à la préparation de dossiers spécifiques.
- Suivre la gestion des fournitures et du matériel de l’entreprise.
- **Côté commercial**_:

- En charge de la préparation et de l’envoi des devis, des commandes et des factures, de la réception des paiements.
- Réception et traitement des factures, création et actualisation des tableaux de statistiques de ventes.
- Enregistrer les commandes, transmettre les informations aux bons interlocuteurs internes et externes, et informer le client de la date de livraison du service.
- Gestion des fournisseurs, gestion des relations avec les clients pour donner une bonne image de son entreprise.
- En cas de dysfonctionnement ou de réclamation, ouverture d’un dossier contentieux et assurer son suivi.
- Participer à l’élaboration des offres commerciales.
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**Profil**
- Flexible et disponible à temps partiel (**modalités à définir**)
- Excellentes compétences écrites et orales en **français et en anglais**:

- Une expérience préalable en assistance administrative ou en secrétariat
- Organisé(e), autonome et fiable, avec une forte attention aux détails
- Poste ouvert à **tous âges**
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**Conditions**
- Salaire : A négocier
- Contrat : Temps partiel
- Lieu de travail : 100 % télétravail
- Horaires : Flexibles

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Rémunération : 800,00€ à 1 200,00€ par mois

Avantages:

- Flextime

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Français (Optionnel)
- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail