Secretaire Du Service Recrutement

**Missions et activités**:

- Secrétaire au sein d’un service de 40 agents et rattachée au responsable du service, vous avez pour principale mission d’être un relai de confiance pour le service en prenant en charge la gestion des missions d’accueil et de secrétariat en polyvalence avec les autres secrétaires du service.

Les missions principales sont les suivantes:

- Filtrage appels téléphoniques, orientation d'appels, prise de messages
- Accueil physique des personnes se présentant au service
- Gestion et suivi du courrier de l’unité:

- suivi des parapheurs entrants/sortants
- gestion du chrono Lyon, lien avec la secrétaire de Grenoble qui gère les chronos des unité de Grenoble et Clermont
- tri et diffusion des courriers arrivés au service
- suivi, traçabilité et veille sur les procédures courrier (charte graphique, modèles..) en s’assurant, notamment, que la mise en forme des courriers respecte les modèles validés et la charte graphique
- corrections éventuelles des courriers
- appui éventuel auprès des recruteurs pour les recrutements sous Talentsoft

Dans le cadre du process recrutement, selon le portefeuille attribué:

- réception et gestion des demandes relative au recrutement arrivées dans la boite mail générique
- premier niveau d’information sur les demandes téléphoniques afférentes aux recrutements en cours
- organisation des jurys d’entretiens de recrutement (réservation et préparation des salles, convocations jury notamment)
- gestion logistique des réunions
- participation à la diffusion d’annonce dans la presse spécialisée
- En lien avec les recruteurs, assurer la réception et le suivi des pièces administratives des agents recrutés et transmettre le dossier complet au secrétariat du service paie-carrière (demande d’extrait de casier judiciaire, FIJAIS )
- réception et gestion des demandes relatives au recrutement des stagiaires et apprentis arrivées dans la boite dédiée ou par courrier (information de premier niveau, orientation, rattachement aux offres...)

Fonctions transversales:

- contribuer au secrétariat de direction de la DRH en lien avec l’assistante de direction durant son absence
- assurer un rôle de relais Saturne
- assurer un rôle de correspondant informatique
- assurer la commande de fournitures

Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des ajustements de l'organisation de la DRH.

**Compétences et particularités du poste**:
**✔️ SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE**
- maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- maîtriser les outils bureautiques classiques et intérêt pour l’apprentissage de nouveaux logiciels professionnels
- maîtriser l’orthographe

**✔️ SAVOIR ETRE**
- faire preuve d’excellentes capacités d’organisation et de rigueur
- savoir gérer les urgences et repérer les priorités
- faire preuve de discrétion professionnelle
- avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
- avoir d’excellentes capacités d’adaptation et de souplesse

Nous rejoindre:

- plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine)
- restaurant administratif (Clermont ou Lyon) et/ ou tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)
- Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)
- Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
- Des conditions de travail agréables dans un quartier facilement accessible en transports en commun / dans le quartier dynamique de Confluence, matériel informatique performant et adapté au travail nomade...
- association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente
- La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail

Localisation du poste

**Localisation (Département)**:

- Rhône - Siège - Lyon Confluence

**Lieu (Ville)**:

- LYON

Autres précisions
- 14/06/2025

**Référence interne**:

- 25/DRH/SEC SRC Lyon

**Cadre d'emplois**:

- Adjoints administratifs territoriaux

Informations générales

**Entité de rattachement**:
La Région Auvergne-Rhône-Alpes c'est près de 9000 agents, plus de 50 métiers et des possibilités de carrière et d'évolution professionnelle.
Les postes proposés par la Collectivité sont répartis sur tout le territoire et ouverts aux personnes en situation de handicap, aux fonctionnaires, aux personnes sur liste d'aptitude, et aux contractuels.

**Référence**:2025-5284