Cadre Administratif

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c'est rejoindre une association engagée et en mouvement.
Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l'autisme, de l'addictions, de l'asile et de l'intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l'emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d'accompagner chaque situation.

Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

La direction générale de GROUPE SOS Solidarités comprend un Directeur Général, 2 directeurs généraux délégués 2 directeurs généraux adjoints, une direction administrative et financière, une Direction des Ressources Humaines, une Direction des Systèmes d'Information, une Direction Qualité ainsi que des collaborateurs en charge du développement et de la communication.

Sous la responsabilité du Directeur de la performance, vous avez en charge le bon fonctionnement administratif, logistique /achats et comptable du siège et sa coordination avec les équipes administratives des établissements.

Vous assistez les directions dans la gestion des tâches administratives courantes du siège

Vous êtes en lien avec les partenaires extérieurs (financeurs, administrations publiques, fournisseurs etc.) et également avec la Direction du Développement Durable et des Achats dur GROUPE SOS pour la gestion des contrats cadres.

Vous supervisez l'assistante de direction du siège (et 1 alternant ou stagiaire le cas échéant) qui aura la charge du bon fonctionnement administratif du siège.

Processus administratifs
Mise en place de tous les process administratifs de la direction générale et des outils de suivi
Sécurisation ou création des processus administratifs internes du secteur Solidarités, accompagnement des secrétaires et assistantes de direction des établissements en lien avec leurs hiérarchies, particulièrement en cas d'ouverture d'un établissement.
Participation à la fluidité de la communication entre la direction générale et les établissements, ainsi qu'au sein de la direction générale.

Administration de la direction générale et du siège
Organisation de réunions ou d'événements, suivi du calendrier institutionnel annuel
Participation au CODIR mensuel, rédaction et suivi des relevés de décision
Suivi des circuits de signature des documents
Suivi du bon traitement du courrier entrant et sortant
Déclaration de sinistres auprès de l'assurance
Participe à l'animation du service et à la qualité de vie au travail.

Comptabilité et finance
Mise en place de tous les process comptables et financiers de la direction générale et des outils de suivi : process gestion du coffre, suivi des cartes bancaires et des droits, suivi des refacturations aux établissements en lien avec la comptabilité
Participation aux clôtures des comptes annuels : suivi des circularisations et des habilitations bancaires
Suivi du bon traitement des devis, factures, notes de frais, mises en paiement et encaissements
Gestion des procurations bancaires et le cas échéant des délégations

Conventions et Contrats
Suivi des conventions de financement notamment (mise en validation, autorisation de signature, envoi, transmission...)

Management de l'équipe administrative du siège
Participe au recrutement de l'assistant.e de direction et des autres membres de l'équipe (alternant.e.s, stagiaires)
Management hiérarchique (objectifs, évaluation)

SAVOIR-FAIRE
- Capacité d'organisation, gestion du temps
- Capacité à formaliser et rédiger
- Capacité à créer des outils de travail, à innover
- Maitrise des outils bureautiques

SAVOIR-ETRE
- Avoir un grand sens de la discrétion et de la confidentialité
- Avoir le sens de la communication
- Etre réactif et autonome
- Etre rigoureux et organisé
- Diplôme de Niveau bac +2 de gestion administrative
- 10 ans d'expérience professionnelle attendus
- Maîtrise avancée des outils de bureautique
- Connaissances de base des règles comptables et financière

5 ans ou plus
Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisat