Assistant / Assistante D'agence

DESCRIPTION DE L'OFFRE

Assistant / Assistante d'agence
- Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._

**Qui sommes-nous?**

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau,de l’énergie,de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 6 700 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nosenjeux stratégiques pour la planète et l’humanité.

Libérez vos talents, rejoignez-nous

L’agence VAL DE LOIRE d’ARTELIA est une agence basée à Tours dotée d’une équipe pluridisciplinaire d’une quinzaine de personnes, intervenant aussi bien en hydraulique fluviale, qu’en hydraulique urbaine ou encore en aménagements urbains.
En rejoignant notre agence, vous rejoindrez une assistante déjà en place, qui assurera votre accompagnement dans la prise de vos fonctions.

Les missions principales qui vous seront confiées seront:
Assistanat de l’Agence
- Etablir les fiches mouvements des collaborateurs entrants et sortants ;
- Assurer la logistique pour l'arrivée des nouveaux collaborateurs ;
- Participer à l’archivage de nos missions.
- Participer à la veille commerciale des appels d’offres sur Vecteur Plus ou autre ;
- «Reporting» commercial ;
- Assurer l’ouverture des missions sous logiciel SAP ;
- Participer activement à la tenue des devis en cours et des prises de commande ;
- Préparer les factures clients et les faire valider par le Responsable de Pôle avant dépôt sur CHORUS ;
- Participer à la comptabilité de l’entité ;
- Participer activement au recouvrement des créances échues selon la procédure en vigueur dans le groupe ;
Assistanat des missions:

- Assurer la préparation des fiches références des missions en lien avec les ingénieurs / chef de projets ;
- Elaborer et mettre en forme des documents dans le cadre des dossiers commerciaux ou des missions confiées à ARTELIA (Frappe de courriers, comptes rendus...) ;
- Organiser la gestion informatique des documents (répertoires de travail, livrés, archives ) ;
- Assurer la gestion administrative et financière de la sous-traitance (vérification des factures reçues, établissement de fiche de règlements, décomptes définitifs etc.) ;
- Sauvegarder les contrats dans l’outil « Base de Données Contrat » suivant la procédure en vigueur ;
- Etablir le tableau de suivi des contrats de sous-traitance ainsi que la facturation des honoraires et la facturation des sous-traitants.

Poste à pourvoir à temps partiel : quotité de temps de travail à définir lors de l'entretien.

**Nous vous offrons**:

- Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation)
- Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié)
- Des opportunités de carrière et un accompagnement dans vos challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité métier et géographique)
- Une immersion au sein d’une équipe de passionnés, à taille humaine où règne une ambiance conviviale, des projets d’ingénierie d’exception, un accompagnement par des ingénieurs expérimentés et soucieux de partager et transmettre leurs savoirs et savoir-faire.

PROFIL REQUIS

De formation BAC+2 (BTS / DUT...) avec une spécialisation en gestion PME-PMI / assistanat...

Vous disposez à mínima d'un premier stage dans le domaine.

Vous serez amené à utiliser le pack office et certains logiciels métiers (CRM / Gestion / Recouvrement). Une aisance dans l'utilisation des outils informatiques est souhaitée.
- Nous vous offrons:

- Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation)
- Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié)
- Des opportunités de carrière et un accompagnement dans vos challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, mobilité métier et géographique)
- Une immersion au sein d’une équipe de passionnés, à taille humaine où règne une ambiance conviviale, des projets d’ingénierie d’exception, un accompagnement par des ingénieurs expérimentés et soucieux de partager et transmettre leurs savoirs et savoir-faire.