Secrétaire / Médiateur Social

**MISSIONS DU SERVICE**:
Le Service Logement de l’association GAIA a pour mission l’accompagnement de ménages dans l’accès et/ou le maintien dans le logement. Il regroupe des mesures « Accompagner Pour Se Loger », des mesures « d’Accompagnement Vers et Dans le Logement », des mesures d’Action Logement, des mesures d’Intermédiation Locative pour les publics accédant ou ayant un logement de droit commun du parc public ou privé, en situation d’hébergement et /ou dépourvus d’un logement.

**LIEUX D’INTERVENTIONS**:
Le Service Logement est situé : 7 rue de l’aérodrome - Meythet - 74960 ANNECY.

Le Siège de l’Association est situé : 6 rue du forum - 74000 ANNECY.

Le télétravail est possible au regard de l’organisation du service (cf. charte télétravail de l’association).

**MISSIONS DU SALARIE**:
Vous exercez vos fonctions avec une grande polyvalence et jouez un rôle essentiel dans le quotidien du service. Vous fluidifiez la diffusion des informations et travaillez dans un esprit d’équipe. Vous assurez la gestion des tâches administratives courantes et l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, constituant ainsi un maillon clé dans la communication interne et externe du service. Vous organisez votre travail en fonction des priorités qui vous sont données, avec réactivité.

Vous êtes également en charge d’effectuer une mission de médiation sociale, en partenariat avec EDF Solidarité.

**DESCRIPTIF DU POSTE OCCUPE**:
Le temps de travail hebdomadaire est réparti entre:

- la gestion administrative du service (50%),
- le temps de médiation sociale - EDF (50%),
- les réunions d’équipe, réunions institutionnelles et partenariales, formations, etc.

**ACTIVITES ET MISSIONS PRINCIPALES**

**SECRETARIAT (Service Logement - Meythet)**:
Ø Gérer l’accueil physique et téléphonique : accueillir les visiteurs, gérer les appels entrants, recevoir et transmettre les messages, orienter les interlocuteurs, identifier le degré d’urgence d’une demande

Ø Assurer la rédaction, la réception, l'expédition et la ventilation du courrier

Ø Etablir des tableaux de suivi, recueillir et traiter les données statistiques

Ø Contribuer à la réalisation des rapports d'activité annuels

Ø Suivre les différents plannings (véhicules, salle de réunion, salariés )

Ø Participer à l’élaboration et mise à jour des procédures et des divers supports de communication

Ø Assister aux réunions et rédiger les compte-rendu

Ø Gérer la mise en page des documents du service : bilans annuels, rapports d’activité, réponses aux appels à projets

Ø Gérer le classement et l’archivage informatique et papier dans le respect de la RGPD

Ø Gérer le stock de fournitures de bureau

Ø Assurer, en lien avec le Chef de Service, le lien avec les services techniques et informatiques internes et externes (gestion du parc automobile, petite maintenance bureautique, etc)

Ø Veiller au réassort des formulaires types (DALO, DAHO, BDF, etc)

Ø Alimenter et mettre à jour la liste du répertoire des partenaires

Ø Préparer les dossiers des ménages : dossier informatique, dossier papier, bilan type, budget, etc

**MEDIATION SOCIALE - EDF (siège social - Annecy)**:
Ø Appeler chaque semaine une liste de personnes en difficultés de paiement pour les factures d’énergie

Ø Etre à l’aise avec l’outil informatique dédié pour saisir le contenu des échanges téléphoniques

Ø Envoyer des courriers de mise à disposition aux ménages concernés afin de tenter d’établir un lien

Ø Assurer le rôle de médiateur social afin de lutter contre la précarité énergétique : accueillir, informer, orienter, accompagner les ménages du Département

Ø Rencontrer les ménages qui le souhaitent pour les informer et les orienter lors d’un rendez-vous physique

Ø Donner des conseils éco-gestes, expliquer une facture d’électricité, sensibiliser au chèque énergie et aux outils en ligne

Ø Accompagner dans le paiement des factures : mise en place d’échéancier de paiement, promesse de règlement, etc

**SAVOIR-FAIRE**

Ø Savoir s’organiser, gérer les priorités et s’adapter

Ø Savoir s’exprimer clairement à l’oral comme à l’écrit et transmettre les informations

Ø Savoir accueillir, comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

Ø Savoir prendre des notes et les rédiger, faire des compte-rendu

Ø Etre capable de prendre de la distance au regard du public accueilli

Ø Respecter l’organigramme, les liens hiérarchiques et la pluridisciplinarité

**SAVOIR-ETRE**

Ø Faire preuve de polyvalence, de réactivité, de méthodologie et de dynamisme

Ø Etre respectueux de la personne, bienveillant et capable d’empathie

Ø Avoir des qualités d’écoute

Ø Faire preuve d’esprit d’équipe

Ø Etre autonome, rigoureux, efficace et responsable

Ø Faire preuve de discrétion sur les informations à caractère confidentiel transmises par la Direction, les équipes et les usagers

**COMPETENCES / EXIGENCES DU POSTE**

Ø Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook )

Ø Maîtriser parfaitement l