Secrétaire RH

**L’association Les PEP 69/ML**
- Depuis 1924, Les Pupilles de l’Enseignement Public du Rhône et de la Métropole de Lyon (Les PEP 69/ML) participent à la construction d’une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois. _
- L’association intervient sur le territoire du nouveau Rhône, de la Métropole de Lyon, et du département de l’Ain, à travers 16 arrêtés d’autorisation de structures sociales (protection de l’enfance) et médico-sociales concernant 25 unités fonctionnelles ; complétés par un établissement d’accueil du jeune enfant, une communauté 360, un centre de formation, une participation à un GCSMS et des activités complémentaires (mentorat, mobilités internationales)._
- Cela représente une capacité de 956 places autorisées et financées d’accueil en internat, semi-internat et en ambulatoire pour une file active de plus de 2 000 personnes accompagnées pour l’ensemble des ESMS. 430 salariés pour 340 ETP et 25 millions d’euros de budget_

**Le positionnement du poste / Présentation de la structure de rattachement**

Rattaché(e) au service RH, et salarié(e) du siège sous la direction de la directrice des ressources humaines, vous apporterez un appui administratif au service RH de l’Association dans la réalisation de ses missions, et plus particulièrement:

- Dans le cadre de la réalisation des paies
- Dans le cadre de la gestion des absences
- Dans le cadre de la formation professionnelle

Le(la) secrétaire RH travaille en étroite collaboration avec les techniciens de paie et les responsables RH.

**Les missions**

**Gestion des absences de l’ensemble du personnel de l’Association**

Gestion administrative des absences

Réceptionner les arrêts de travail

Suivre le versement des indemnités journalières de la CPAM

Création des dossiers de prévoyance pour les arrêts de travail

Suivre le versement des indemnités de prévoyance de la caisse de prévoyance

Reporter le versement des indemnités journalières dans un tableau de suivi

Etablir et envoyer les courriers d’information aux salariés en lien avec leurs arrêts de travail

Contacter les caisses et les salariés en cas de difficultés

Gestion des absences dans le logiciel de paies

Saisir les arrêts de travail dans le logiciel de paie

Procéder aux DSN arrêt de travail via le logiciel de paie

Procéder aux déclarations des arrêts de travail via net entreprises le cas échéant

**Gestion administratives des dossiers de formation professionnelle**

Gestion des dossiers de formation du personnel

Réceptionner et enregistrer les certificats de réalisation de formation du personnel

Réceptionner les factures de formation

Réceptionner les frais annexes de formation du personnel

Mettre à jour les différents tableaux de suivi

Gestion des entretiens professionnels et bilans à 6 ans du personnel

Mettre à jour le fichier de suivi en fonction des mouvements du personnel

Réceptionner les entretiens professionnels et bilans à 6 ans

Compléter le tableau de suivi des entretiens professionnels et bilan à 6 ans

Classer les entretiens professionnels et bilans à 6 ans dans le dossier du personnel après les avoir reportés dans le tableau de suivi

Alerter les directions

**Divers travaux RH et de secrétariat**

Participation à l’alimentation de la BDES

Production de tableaux de suivi, de données statistiques diverses issues de la paie.

Réponse aux différentes enquêtes liées au personnel

Divers travaux de secrétariat pour l’Association

Traiter le courrier (réception et envoi)

**Accueil téléphonique et physique**

Assurer l’accueil téléphonique du Siège : réceptionner, évaluer, orienter et transférer les appels ;
Accueillir les visiteurs du Siège

**Le profil**

Diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine administratif ou RH.

Rigueur, organisation

**Compétences attendues**

Compétences métiers
- Adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel dans l’établissement ou le service/et selon les consignes transmises
- Faire preuve d’écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement
- Organiser son temps et son travail/gérer son temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l’ensemble des tâches du secrétariat.
- Identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d’une information/d’un appel
- Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs
- Connaître les règles liées aux arrêts de travail
- Analyser une situation : prendre du recul, repérer des incohérences,
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Connaître les logiciels de paie
- Faire preuve de rigueur et de méthode dans l’organisation de son travail
- Savoir autocontrôler son travail
- Mettre en œuvre le