Un(E) Chargé(E) de Projets Administratif Et

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / pôle Menaces Globales

Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, et avec l’appui technique de la Coordinatrice Administrative et Financière du département, le/la chargé.e de projet administratif et financier travaille à la mise en œuvre des différents projets du portefeuille de l’unité Sécurité maritime. Au sein de cette unité opérationnelle, il/elle travaillera au côté des chargés de projets techniques et des assistants de projets afin de répondre aux besoins opérationnels, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

Il/elle appuiera également le coordinateur d’unité sur les aspects transversaux.

Dans le cadre de ses fonctions, le/la chargé.e de projets Admin/finance sera l’interlocuteur/trice privilégié.e de la Coordinatrice Administrative et Financière du Département.

Par ailleurs le/la CP travaillera en étroite collaboration avec les Assistants de projet Administratif et Financier de l’unité qu’il encadrera.

MISSIONS : Les principales missions confiées au/à la chargé.e de projet admin/finance sont les suivantes:
Planification budgétaire et reporting interne:
En étroite collaboration avec les équipes projet:

- Planification budgétaire annuelle
- Suivi et mise à jour de la planification budgétaire à travers les trois exercices internes de l’agence : Budget Initial / Budget révisé / Prévisions d’atterrissage
- Suivi mensuel de l’exécution budgétaire et des prévisions opérationnelles à partir des outils de reporting interne (RPP)
- Analyse de l’exécution budgétaire des projets, et proposition d’ajustements
- Clôture annuelle comptable
- Suivi de la refacturation de la masse salariale de l’unité

Gestion financières des projets
- Elaboration des documents financiers liés au développement, au montage et au suivi des projets (budgets projets, analyse de rentabilité, avenants budgétaires )
- Participation aux comités de développement des projets à travers le montage et la présentation des Analyses de Rentabilité Interne (ARI)
- Contrôle du respect des procédures internes d’Expertise France et des procédures bailleurs
- Suivi de l’exécution budgétaire : fiabilisation de l’information financière, supervision des rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, mise à jour des suivis budgétaires, mise à jour des prévisions, analyse des variations, pilotage financier des projets
- Participation aux arbitrages budgétaires liés aux réorientations programmatiques
- Gestion des problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet (TVA étrangère, mis en place des moyens de paiement, compte bancaire, gestion des avances )
- Appui aux chargés de projet pour le développement d’outils de suivi et de pilotage
- Gestion des audits financiers (préparation, vérification des pièces, lien avec les auditeurs, capitalisation )
- Suivi du reporting financier des partenaires et des bureaux terrain
- Encadrement et appui technique des assistants de projets Administratifs et financiers
- Supervision de la tenue des journaux de dépenses, avances.
- Vérification de la conformité des pièces justificatives
- Rapprochement Journal de dépenses / Logiciel comptable
- Lien avec la DAF, le contrôle financier, le contrôle interne pour toutes les questions relatives aux projets

Achat
- Appui aux chargés de projet dans le suivi des procédures de passation des marchés publics et le processus de mise en concurrence
- Révision des modalités financières lors de l’établissement des contrats

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention de l’unité sont à considérer.

Expériences / Formation
- Master 1/2 en commerce, économie, finance, sciences politiques, relations internationales/ coopération internationale ;
- Expérience réussie d’au moins 3 ans dans le secteur des ONGs, du développement et/ou de la coopération internationale avec un angle financier et administratif ;
- Excellente maitrise des fondamentaux du cycle de projet et des composantes financières et administratives en particulier
- Connaissance des procédures des bailleurs de fonds (UE, AFD, etc.)
- Aptitude à travailler en anglais (oral et écrit) ;
- Excellente maîtrise d’Excel ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Sens de la diplomatie, patience et capacité d’adaptation ;
- Réactivité, autonomie
- Capacité à travailler en en équipe et à communiquer sur ces activités, prise d’initiative
- Disponibilité pour des déplacements à l’étranger

Salaire
Contrat à temps plein, basé à rémunération

Rémunération selon profil (38 -41K €)

Prise de poste prévue dès que possible

Comment postuler

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 38 000,00€ à 41 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Parti