Responsable Administratif

responsable administratif
La clinique Les Bruyeres recherche son/sa responsable administratif.
Le/la responsable administratif est membre du comité de Direction et managera une équipe composée d'une secrétaire administrative et médicale.
**Il/elle sera amené à**:
ORGANISER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PATIENT
- Gérer l’organisation des activités en lien avec le service administratif de l’Etablissement.
- Organiser, en collaboration avec la direction et les médecins, les séjours d’hospitalisation.
- S’assurer de la prise en charge mutuelle du séjour et de la couverture CPAM des patients.
- Valider ou refuser le volet administratif du dossier patient.
- Piloter et optimiser l’attribution et la répartition des chambres des patients en lien avec l’IDEC
- Organiser la formalisation écrite des pratiques professionnelles en lien avec la gestion administrative du patient (protocoles, procédures,) avec le référent qualité de l’établissement.
- Monter, mettre en œuvre, suivre et gérer les projets spécifiques au domaine d’activité.
- Assurer ses missions en adoptant une attitude conforme aux valeurs du réseau HPA : optimisme, écoute et persévérance.
GERER LA FACTURATION ET LE PMSI
- Préparer la sortie administrative du dossier.
- Etablir (ou contrôler) la facturation du dossier.
- Etablir l’ensemble des factures de l’établissement.
- Suivre l’ensemble des prestations refacturables de l’établissement.
- S’assurer des inventaires et de la restitution des cautions.
- Suivre les encaissements et assurer le rapprochement des encaissements avec les relevés bancaires.
- Assurer la relance des dossiers impayés.
- Suivre et régulariser les rejets de facturations.
- Garantir la bonne tenue du compte client.
- Gérer les caisses de l’établissement.
- Procéder à la récupération des informations nécessaires au codage PMSI dans le dossier du patient et/ou après des services ayant effectué les actes.
- Saisir les codes recueillis.
- Contribuer à l’optimisation du déploiement du PMSI dans le respect du secret médical.
- Participer à la mise en œuvre de tous les moyens nécessaires pour assurer la qualité du codage.
- Veiller à l’adaptation des outils, leur mise à jour et leur optimisation.
MANAGER UNE EQUIPE ADMINISTRATIVE
- Manager l’équipe administrative en soutien de la direction.
- Fédérer l’équipe autour de projets de l’établissement.
- Animer l’équipe au quotidien.
- Organiser le recrutement et l’intégration des professionnels administratifs dans la clinique.
- Communiquer les éléments de planning à la direction.
- Evaluer les compétences de son équipe et proposer le plan de formation continue à partir des besoins recensés...
- Être un relais de la direction auprès de l’équipe administrative.
- S’assurer de la bonne prise en charge des patients par les professionnels.
GERER L’ACCUEIL AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT
- Réaliser ou déléguer l’accueil physique du patient le jour de son arrivée.
- Former les secrétaires au process d’accueil.
- Renseigner les informations administratives du patient sur le logiciel interne.
- Proposer au patient les différentes prestations hôtelières de l’établissement en lien avec sa prise en charge mutuelle.
ETRE ACTEUR DE LA GESTION DES RISQUES ET DE LA QUALITE
- S’assurer du bon respect des règles d’identitovigilance des patients.
- Mettre en place des projets d’amélioration de la qualité des prestations.
- Participer en collaboration avec le référent qualité à la démarche qualité et gestion des risques, à la démarche de certification, et au comité de pilotage.
- Participer aux différences instances consultatives mises en place sur l’Etablissement.
- Participer et/ou animer des groupes de travail de l’Etablissement.
- Vérifier la qualité de la tenue des dossiers patients par une évaluation au minimum annuelle et au besoin rappeler la procédure.
APPORTER UN SUPPORT ADMINISTRATIF A LA DIRECTION
- Réceptionner et trier le courrier reçu sur l’établissement.
- Constituer les dossiers administratifs sur demandes (dossiers formation )
- Constituer le dossier administratif patients.
- Participer à la gestion administrative.
- Veiller au respect des règles éthiques et à l’instauration d’un climat de respect mutuel.
- Capacité à analyser, prendre de la hauteur et se positionner de manière objective.
- Être à l’écoute et faire preuve d’aisance relationnelle dans les relations instaurées avec les patients, équipe.
- Savoir se positionner et gérer les conflits.
- Capacité à prioriser, à organiser, à planifier le travail.
- Conduite de réunions et de groupe de travail.
- Management de la qualité des risques et des vigilances.
- Capacité à déléguer et à se montrer à l’écoute des équipes.
- Rigueur dans l’appréhension des différentes missions en lien avec le poste.
- Connaître les textes règlementaires et les recom