Adjoint Administratif Auprès Du Département

Le Centre de Gérontologie Les Abondances (CGA) est un établissement public de santé implanté au cœur de la ville de Boulogne-Billancourt (92) et desservi par les transports en commun (ligne 10 du métro).

Il comporte 564 lits et places répartis entre:
**Un pôle sanitaire avec**:

- un service de Soins de Suite et de Réadaptation composé de 30 lits d’hospitalisation complète et d’un Hôpital de Jour (12 places)
- une Unité de Soins de Longue Durée (USLD) de 110 lits
- une Unité d’Evaluation et d’Orientation Gérontologique

**Un département médico-socialcomprenant**:

- un EHPAD de 120 lits, doté d’un PASA
- un EHPAD de 90 lits
- un accueil de jour de 12 places
- un SSIAD de 190 places
- une Plateforme d’Accompagnement et de Répit des Aidants (PARA)

Bien ancré dans son territoire, l’établissement a un programme d’investissements et de modernisation ambitieux, en cours de réalisation.

Le Centre de gérontologie fait partie du Groupement hospitalier de territoire 92 Centre, établissement support CH Quatre Villes (Sèvres-Saint-Cloud).

**DÉFINITION DU POSTE**

L'adjoint administratif auprès du département médico-social travaille en étroite collaboration avec les cadres de santé des EHPAD des Abondances et du Rouvray en les assistant sur l'ensemble de leurs tâches administratives. Il est également un relai auprès du service des Ressources humaines concernant la gestion des remplacements.

Une évolution du poste vers des missions supplémentaires est possible en fonction de l'intégration dans la fonction.

**MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE**

Les missions listées s'effectuent sur 2 sites proches : l'EHPAD des Abondances et l'EHPAD du Rouvray.

**1/** **Assistance administrative aux cadres de santé**
- Effectuer les demandes de remplacement:

- Publier les missions de remplacement selon les modalités définies en interne (Hublo, Vac’Action, Intérim,)
- Assurer le suivi des remplacements (alimentation des tableaux de bord, communication trimestrielle à l’encadrement et à la DRH)
- Faire signer les contrats des agents vacataires pour transmission à la DRH
- Récupérer les relevés d’heures des intérimaires pour transmission à la DRH
- Préparer les validations des pointages
- En cas d’absence du cadre de santé, aider à la réalisation du planning
- Élaborer et actualiser quotidiennement le listing des vacataires à destination de l’accueil
- Vérifier a priori et/ou a posteriori les venues des agents en mission ponctuelle les weekends et jours fériés
- Préparer les plannings et documents support relatifs à la garde administrative du week-end

**2/ Communication**
- Mettre à jour les affichages au sein des EHPAD (consignes aux visiteurs, protocoles, notes d’information )
- Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe hebdomadaires et s’assurer de leur diffusion

**RELATIONS HIÉRARCHIQUES ET FONCTIONNELLES**

Relations hiérarchiques : Direction des soins, encadrement paramédical du département médico-social

Relations fonctionnelles:

- internes : personnel de l’établissement, services de soins, administratifs, techniques et logistiques.
- externes : Sociétés d’intérim, de mise à disposition du personnel (Vac’action), familles des résidents

**COMPÉTENCES ET qualités REQUISES**

Diplôme : Formation supérieure Bac + 2 (type BTS Assistante de direction)

Connaissances particulières:

- Maitrise des outils informatique (Word, Excel, PowerPoint,)
- Navigation internet et intranet (Microsoft Outlook etc )
- Une expérience similaire dans un établissement de santé serait appréciée.

Qualités professionnelles:

- Qualités d’expression orale et rédactionnelle
- Sens des priorités, disponibilité, organisation et rigueur
- Sens de l’accueil, dynamisme, diplomatie, discrétion
- Esprit d’initiative, capacité à rendre compte
- Aptitude à travailler en équipe

**HORAIRES DE TRAVAIL**
- Plage horaire de 9 heures à 17 heures (trente minutes de pause repas)
- 25 CA/ 14 RTT + 3 jours de repos supplémentaires soumis à conditions

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Cantine
- Participation au transport
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Mesures COVID-19:
Vaccination COVID obligatoire

Lieu du poste : Un seul lieu de travail