Assistant(E) Administratif(Ve) Et Juridique

La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre fusionnée depuis le 1er janvier 2017 regroupe 38 communes (26 818 habitants), à 45 mn de Strasbourg.

**Une qualité de vie appréciée**

Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.

**Un territoire de projets**

Notre établissement public en plein développement emploie 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons**, un(e) assistant administrative et juridique.**

MISSIONS

**Domaine administratif**:
**Assurer le suivi administratif de dossiers confiés par le Président, le DGS, la DGA**:

- Mettre en place les comités de pilotage
- Élaborer et suivre des dossiers ponctuels / spécifiques au regard de l’activité du service ressources

**Assurer la gestion des éléments « sortants »**:

- Rédiger, mettre en forme, les courriers du Président, de la Direction Générale et du Pôle Aménagement de l’espace
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l’impression, la mise en signature, le scannage et l’envoi des courriers aux différents services
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « sortants »

**Assurer la suppléance de l’assistante de gestion administrative chargée de l’accueil en cas d’absence**:

- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
- Enregistrer le courrier entrant et sortant
- Suivre la planification des réunions des élus
- Établir les convocations aux réunions via une plateforme dématérialisée
- Réaliser des travaux administratifs urgents

**Réaliser diverses tâches pour le Pôle Aménagement de l’espace**:

- Mettre à jour et publier mensuellement la bourse locative
- Réceptionner et enregistrer
- les Déclarations d’Intention d’aliéner, les certificats d’urbanisme et les autorisations d’urbanisme (permis de construire, d’aménager) transmis par les communes
- les demandes de subvention des particuliers en matière de sauvegarde de l’habitat patrimonial et de rénovation des logements

**Divers**:

- Réaliser différentes impressions pour les services
- Effectuer des recherches documentaires**Domaine juridique**:
**Gérer les actes à transmettre au contrôle de légalité**:

- Transmettre au contrôle de légalité les délibérations du conseil communautaire, les arrêtés, les conventions, les décisions, les certificats administratifs, les marchés publics...
- Communiquer à qui de droit les documents légalisées, en assurer le dispatching dans les services et de manière dématérialisée sur le serveur
- Assurer la publication des actes légalisés (affichage, transmission au service communication)
- Réaliser annuellement un registre des arrêtés et des délibérations
- Réaliser des tableaux de suivi

**Assurer le suivi des sinistres**:

- Réaliser l’enregistrement et la gestion des sinistres
- Assurer son suivi jusqu’à l’indemnisation
- Réaliser des tableaux de bord de suivi partagés

**Travailler en lien avec la responsable des achats publics**:

- En cas d’absence de la responsable, réaliser un suivi des dossiers en cours
- Peut-être amené à réaliser diverses tâches administratives dans ce domaine de compétences

**Divers**:

- Assurer l’assistance technique auprès des utilisateurs des certificats électroniques notamment
- Commander et renouveler les certificats en question**COMPÉTENCES ATTENDUES**
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d’expression orale et écrite de qualité
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance de base dans les procédures de marchés publics et en droit public
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un service de qualité

**QUALIFICATIONS REQUISES**
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac +2 dans le domaine du secrétariat, du droit

**CONDITIONS D’EXERCICE**
- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l’Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine (sur 5 jours ou 4,5 jours par semaine), temps de travail annualisé

**REMUNERATION**
- Rémunération statutaire - grade d’adjoint administratif et grades d’avancement ou rédacteur territorial
- Régime indemnitaire
- Tickets restaurant
- Participation mutuelle et prévoyance
- Œuvres sociales

**LISTE DES DOCUMENTS A FOURNIR**
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