Assistant(E) de La Division Respiratoire-

Dans le cadre de l'évolution de l'organisation de notre Business Unit, nous recherchons un(e) assistant(e). Il/elle assurera le bon fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de la division AIR en gérant les aspects administratifs, opérationnels et logistique.
- L'assistant(e) contribuera à optimiser la gestion du temps de l’équipe et à renforcer la qualité des interactions interne et externe. Il/Elle soutiendra les équipes dans la gestion quotidienne leurs activités et aura un rôle de facilitateur pour la division et avec les autres départements.

**Principales responsabilités**

**1/ Assister les activités de la DIVISION AIR sur les missions suivantes**
- Logistique des réunions de la division (avec les parties prenantes internes et externes)
- Coordination et/ou organisation avec le Corporate des différentes manifestations dans lesquelles la division est impliquée
- Gestion des déplacements : organiser les déplacements professionnels (réservation de transports, hébergements)
- Gestion d'agendas mouvants : Planifier et coordonner les rendez-vous, en optimisant leur temps et les priorités (gestion des agendas pour le CBU’AIR)
- Accueil et communication : accueil des visiteurs et interlocuteurs externes et agir comme premier point de contact pour toute demande adressée à la direction de la division
- Contribution à l’intégration des nouveaux arrivants
- Suivi des dossiers : coordonner le suivi de dossiers et de projets spécifiques, en lien avec les équipes concernées, et s’assurer du respect des échéances
- Coordination avec responsable budgétaire de la division pour le suivi des paiements.
- Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles et assurer la confidentialité dans le traitement des données.

**2/ Assister les activités du POLE MARKETING sur les missions suivantes**:

- Point de contact terrain
- Être le point de contact pour les équipes terrain, répondre aux demandes et/ou rediriger vers l’équipe marketing si nécessaire
- Référent dotation
- Gestion des différentes dotations en collaboration avec les équipes marketing
- Suivi de l’état des stocks promotionnels
- Gestion logistique et administrative
- Organisation et gestion des aspects logistiques liés aux projets marketing
- Organisation et gestion des aspect administratifs liés aux projets marketing

**3/ Assister les activités du POLE VENTES sur les missions suivantes**:

- Coordination, gestion administrative et organisationnelle pour le pôle Ventes et avec l’équipe des Directeurs Régionaux
- Coordination pour l’organisation des réunions terrain (lieu de réunion, gestion des participants et des déplacements)
- Relai des remontées pour les DRs et équipes terrain

**4/ Assister les activités du POLE PROJETS ET COMPETENCES**
- Relai des documents à mettre dans Hermes pour la partie projet (process de validation)

**5/ Assister les activités du POLE EXCELLENCE OPERATIONNELLE**
- Coordination réseau prestataire : Collecte et archivage des documents de revue de contrat et qualité
- Support du comité éditorial dans la mise en œuvre des journées CX

**Nous sommes votre entreprise idéale si vous recherchez...**
- Une entreprise internationale innovante et en croissance régulière
- Une entreprise soucieuse de l’environnement et engagée:

- Nous sommes devenu en 2021 une Société à Mission, signe de notre engagement économique, environnemental et sociétal
- Nous avons été le plus grand groupe pharmaceutique mondial à être certifié B-Corporation depuis juin 2019
- Nous sensibilisons en permanence nos collaborateurs afin d’agir de manière responsable au quotidien
- Des locaux modernes et un environnement de travail respectueux de toutes et tous
- Une entreprise qui ne cesse d’évoluer en prenant en compte les retours de collaborateurs et en laissant place à des initiatives créatives et innovantes
- Vous êtes titulaire d’un diplôme ou expérience significative en gestion administrative ou coordination opérationnelle.

**Compétences générales**:

- Organisation, rigueur et autonomie.
Communication fluide et sens du relationnel.
Capacité d’adaptation, polyvalence et discrétion.

**Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Anglais professionnel.
Connaissance des processus administratifs et logistiques.