Assistant Hébergements Et Transports Invités

CITIA est un centre de ressources et de compétences dans le domaine de l’image et des industries créatives, qui se décline autour de trois axes : la culture, l'économie et les formations.

CITIA organise le **Festival international du film d'animation et le Mifa** (Marché international du film d'animation).

Au fil de ses 60 ans d’existence, le Festival d’Annecy et son marché se sont imposés en tant qu’événements de référence dédiés à l’animation, rassemblant les plus grands professionnels du secteur et célébrant la créativité et la diversité des styles et techniques d’animation. Chaque année, CITIA recrute pour ses manifestations de nombreux talents en CDD ou stage notamment.

CITIA contribue également au développement économique local par une offre de formations, un soutien aux entreprises du secteur et l'animation du lieu totem des Papeteries - Image Factory.

Enfin CITIA prépare activement **l'ouverture prochaine de la future Cité du Cinéma d’Animation** qu'il opèrera au sein du Haras d’Annecy à horizon 2026.

Avantages:

- Tickets restaurants
- Mutuelle
- Remboursement des transport à 50%
- Forfait mobilité durable

**Durée du CDD**: de mi-avril à fin juin 2025

**CONTEXTE**:
Dans le cadre de la prochaine édition du Festival et du Marché international du film d’animation qui aura lieu du 8 au 14 juin 2025, et sous la responsabilité du service Accueil des Publics et des coordinatrices Hébergements et Transports, CITIA recherche un Assistant en charge des hébergements des invités et en renfort pour leurs transports.

Le service Accueil des Publics a en charge les aspects accréditations, billetterie, transport, hébergement ainsi que l’accueil des publics (_professionnels, étudiants, journalistes, grand public, etc.)._

**MISSIONS**:
**En amont et pendant le Festival**:

- ** Hébergements invités**
- Saisir et gérer les informations des invités dans la base de données interne
- Envoyer des formulaires d’invitations
- Être en soutien à la gestion de l’hébergement des invités, en collaboration avec la Coordinatrice d’hébergement
- Répartir et attribuer les chambres dans les hôtels pour les 500 invités
- Suivre le remplissage des chambres dans le respect du budget préalablement défini et des contingents retenus dans les hôtels partenaires
- Aider au logement divers (participants payants, équipe, particuliers)
- Aider à la recherche de logements pour les groupes, les partenaires importants ou l'équipe
- Suivre le tableau des logements proposés par des particuliers et mettre en relations
- **
Transports invités**
- Saisir et gérer les informations des invités dans la base de données interne
- Envoyer des formulaires d’invitations
- Faire le lien avec le prestataire de transports (arrivées à l’aéroport de Genève, mise en place et composition des navettes)
- Anticiper et préparer les déplacements « intramuros » des invités pendant la semaine du festival
- Suivre, avec le prestataire transport, le bon déroulement des transferts liés aux arrivées et aux départs des invités (principalement depuis et vers l’aéroport de Genève mais aussi la gare d’Annecy)
- Gérer les déplacements intramuros des invités : être en lien avec les services invitants (Direction, Communication, Presse, Mifa), les invités, les chauffeurs et le prestataire de transport
- Réserver les navettes, communiquer avec les invités, veiller au bon déroulement des transferts
- Être le point de contact principal pour le prestataire pour les navettes intramuros
- Être responsable du Desk « Transferts » à l’accueil du Festival (gestion de 4 bénévoles, réponses aux demandes, achats et modifications de transferts) et du Desk à l’aéroport de Genève

Toute autre mission en lien avec l’accueil des invités (transports ou hébergement) pourra vous être demandée.

**Après l’événement**:

- Être en soutien à la vérification des factures des établissements hôteliers
- Rédiger un bilan des missions effectuées (rapport, chiffres, statistiques, suggestions pour l’année N+1, etc.)

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- Expérience en tourisme/évènementiel appréciée
- Maitrise de l'anglais (écrit, parlé) - participants en provenance de plus de 100 pays
- Maîtrise de Microsoft 365
- Expérience en gestion de base de données (FMP) est un plus
- Sens de l’organisation et de la logistique, dynamique, réactif et esprit d'équipe
- Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et diplomatie
- Capacité à travailler en autonomie et sens de l’initiative
- À la recherche de tous les talents, CITIA s’engage en faveur de la diversité. Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap._

**INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES**:

- Rémunération à 2080€ brut mensuel
- Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité nécessaire pour le Festival et le Mifa)
- Candidature avant le 02/03/2025
- Entretien en mars 2025- Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d'effacement, d’opposition et de_ _limitation du traitement. Vous pouvez égalem