Secrétaire (F/H)

**L'entreprise** Génie Climatique Service**, dont le siège social est situé à Antibes, ZI les Trois Moulins, Euro 92, 282 Chemin des Cistes, est basée sur une expérience professionnelle de plus de 30 ans, la Société a été créée en 1990, et compte aujourd’hui 15 salariés.

Notre domaine de compétence est principalement le génie climatique traitant les domaines du chauffage, de la climatisation, du froid, de l’aéraulique, de la régulation et de l’hydraulique qui allie le confort thermique et la performance énergétique.

La Société est constituée de trois départements : Installation, maintenance et Service Après-Vente.
**Description du poste** Missions**:
**1. Réalisation de travaux bureautiques**
- Organiser et gérer le classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information.

**2. Accueil physique et téléphonique**
- Accueillir et orienter les correspondants téléphoniques et / ou les visiteurs.
- Répondre à des demandes d'information émanant d'un correspondant téléphonique et/ou d'un visiteur.
- Gérer le planning des activités de maintenance et dépannage.

**3. Coordination administrative courante**
- Organise les rendez-vous et le planning de la Direction ainsi que celui du SAV / Maintenance.
- Filtre les appels et les accueils physiques.
- Conçoit et rédige des courriers, rapports et notes.
- Effectue la saisie de documents, de traitement du courrier et la gestion de messages électroniques.
- Conçoit des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord, et les met à jour.
- Etablit des commandes de matériel, de fournitures et consommables, et vérifie la conformité des livraisons.

**4. Gestion de la facturation**
- Assurer le traitement des factures fournisseurs, notamment en veillant au bon suivi des dossiers auprès des fournisseurs (relances, traitement des litiges).
- Veiller au bon traitement de la facturation client et assurer le suivi de la facturation auprès des clients.
- Pointe et saisit les bons pour la facturation.
- Vérifie les bons de livraison.
- Etablit les factures.
- Suit et tient à jour un tableau de bord de suivi de la facturation.
- Réceptionne le règlement.
- Impute le règlement.

**5. Gestion de la comptabilité courante et de la trésorerie en collaboration avec le comptable**
- Suivi et traitement des comptes fournisseurs
- Affecter un code chantier en préparation de leur traitement analytique.
- Vérifier la conformité des factures.
- Prévoir leur paiement dans l'échéancier.
- Emettre leur règlement.
- Les comptabiliser dans les journaux.

**6. Suivi des comptes bancaires**
- Vérifier la concordance des soldes par rapprochements avec la comptabilité.
- Se mettre en relation avec la banque.
- Procéder aux régularisations éventuelles.
- Suivre les conditions de banque.

**7. Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des travaux**

**8. Gestion de stocks**
- Tenir les stocks de fournitures de bureau, de petits matériels et équipements de sécurité

**9. Réception des demandes et réclamations clients**
- Tenir à jour le fichier clients
- Prendre les messages des clients, transmettre aux chantiers et veiller à ce qu'aucune demande ne reste en suspend
- Etablir des courriers types

**Profil recherché** COMPETENCES TECHNIQUES**:

- Posséder les connaissances de base en comptabilité, et secrétariat.
- Maîtriser les techniques de communication téléphonique.
- Mettre en œuvre les techniques de recherche d’information, de classement et d’archivage.
- Assurer le traitement des courriers électroniques et physiques.
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers.
- Gérer les agendas d’une équipe.
- Gérer les commandes de fournitures.
- Appliquer les procédures administratives.
- Traiter les pièces comptables, les vérifier et les suivre.

**COMPETENCES REQUISES**:

- Maîtrise de l’outil informatique (WORD, EXCEL, FACTURATION, DEVIS, PLANNING, MAILS, PLANNING).
- Sens de l’accueil et de la prise en charge des personnes.
- Sens de l’organisation.
- Capacités relationnelles.
- Discrétion et confidentialité.

**COMPETENCES TRANSVERSES**:

- Maîtriser l’expression orale et écrite.
- Savoir organiser son poste de travail et ses activités.
- Etre capable de se conformer à des procédures, des consignes et des opérations méthodiques.
- Identifier les priorités et savoir s’adapter à des tâches variées.
- Etre rigoureux, faire preuve d’autonomie.
- Savoir faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.
- Savoir rendre compte de son activité, oralement ou par écrit.
- Faire preuve de diplomatie, d’aisance relationnelle pour s’adapter à des interlocuteurs variés.