Secretaire Medicale

**Descriptif**

Fonction : AMA (assistante médico-administrative)
Service : Consultations de Gynécologie Obstétrique
Position hiérarchique : Coordinatrice des secrétariats médicaux
Position fonctionnelle : chef de service, cadre de santé, responsable médical du pôle, cadre supérieur de santé du pôle, directions fonctionnelles, AMA référente

ACTIVITES:
Accueil et orientation des patients:
Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, familles, appels internes et partenaires extérieurs
Transmettre les messages

Prise de rendez-vous/gestion des agendas:
Donner les rendez-vous
Enregistrer les nouvelles demandes de consultations, d’admission, 1ères fois grossesse
Prioriser les nouvelles demandes en lien avec le médecin
Suivre et mettre à jour la liste d’attente des demandes
Gérer les différents messages (vocaux, mails.)
Gérer les annulations et/ou reports de rendez-vous
Ouverture des plages de consultations sur Doctolib à réception du planning

Gestion des dossiers patients:
Assurer la gestion des dossiers:

- Recherche de dossier (SWAP, en interne)
- Commande du DPU
- Création (1ère fois) pour les dossiers externes
- Enregistrement de la réception, mutation et retour du DPU sur SWAP
- Classement du DPU selon les bonnes pratiques
- Classements des différents examens et courriers (dans le service, aux archives)
- Archivage du dossier

Assurer l’activité HDJ en consultation
- Mise à jour du dossier avec +/- création de DPU
- Saisie des CRO, CRH
- Saisie du codage (Clip et Hexagone)

Transmettre les dossiers demandés par les différents services ou consultations
Rechercher des documents sur les logiciels institutionnels
Gérer les demandes de dossiers DQGR

Saisie et mise en forme de documents:
Dictée : directe, reconnaissance vocale, ic-dict
Gérer le courrier
Rédiger les CR de réunion
Saisie CRO, CRH (HDJ), certificats, protocoles, ordonnances

Traitement de l’information/documents communiqués:
Envoyer les courriers via Lifen
Trier et distribuer le courrier du service

Traitement des données:
Coder en partenariat avec les sages-femmes et les médecins
Saisie du codage dans Clip et Hexagone
Suivi de l’exhaustivité du codage

Planification des activités spécifiques au service:
Préparer le staff périnatal : lister les dossiers à staffer et les préparer
Accueillir et encadrer les stagiaires et les nouvelles secrétaires

Gestion des stocks:
Reprographie
Fournitures : consommables

Particularités:
Polyvalence sur les différents postes (RDV, saisie, dossiers )
Capacité à assurer le remplacement de la secrétaire ANAE en son absence

Temps de travail:
Planifier en coordination avec la secrétaire référente du pôle
Informer la référente des absences imprévues
Organiser les congés annuels en équipe avec respect de la consigne (pas plus de 2 absents en même temps).

Connaissances associées:
Messagerie Outlook
Cristal-link - Hexagone Web - Clip - Doctolib - Lifen - MiCC - Intraveil (GED, Annuaire, Foederis, actualités, Edgenet, Help Me )
Bureautique (Word, Excel)
Règles de codages CLIP
Droit des patients et demande d’accès au dossier médical d’un patient
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Terminologie médicale

Savoir-faire / Savoir-être requis:
Maitriser l’expression écrite et orale
Analyser et optimiser un/des processus
Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation etc..), en rechercher les causes, définir les moyens d’y pallier
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
Rigueur professionnelle
Sens de l’organisation
Capacité à travailler en équipe
Qualités relationnelles
Autonomie
Volonté de s‘investir dans son poste
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

Horaires et lieu de travail:
Amplitude horaire du Secrétariat : 9h-17h30
Du lundi au vendredi : 9h -17h ; 9h30-17h30
Bâtiment Elisabeth BOURGEOIS - Rez-de-chaussée
Temps de travail : 7h24
Congés à prendre en accord avec l’équipe et selon les besoins de service.

**Personne à contacter**
Madame Isabelle JEANNE (coordonnatrice des secrétariats médicaux)