Assistant de Gestion RH

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Dans le cadre de la mission de service public dévolue à la Maison Départementale de l’Enfance et de la Famille (MDEF), l’assistant(e) de gestion des ressources humaines assure la gestion administrative des agents des services qui lui sont dédiés et participe à des activités spécialisées dans différents champs de compétence et d’expertise RH.

Intégrée au sein du service des ressources humaines comptant 7 collaborateurs, il/elle contribue à sécuriser le parcours des personnels recrutés au sein de l’établissement, depuis leur entrée jusqu’à leur sortie. La finalité de son travail est orientée vers l’accompagnement, le bien-être et la fidélisation des agents de la MDEF.

**Activités principales**
- Préparation et participation au recrutement, constitution et tenue du dossier administratif des agents
- Préparation, saisie et notification des actes administratifs relatifs au recrutement et à la carrière des agents, quel que soit leur statut et leur position
- Réception des demandes de prises en charges de remplacement : établissement des contrats et saisie des éléments dans les outils de paie et de gestion du temps ainsi que dans les différents tableaux de suivi
- Contrôle, calcul et saisie des éléments variables de paie dans les logiciels de paie et de gestion du temps
- Accueil et renseignement des agents, établissement des cartes professionnelles et des attestations de paie ou de carrière
- Conseil et suivi de gestion des services dédiés, en lien avec la Direction, les chefs de service et leurs adjoints
- Participation à la rédaction et à la mise en œuvre des procédures de gestion RH, contribution à la modernisation des processus et à la qualité du service rendu

**Activités secondaires**
- Activités spécialisées et/ou nécessitant une expertise, réparties au sein de l’équipe de gestion et formalisées dans un document cadre d’organisation du service mis à jour chaque année
- Réalisation d’études et de simulations de paie ou de déroulement de carrière, reprise des anciennetés de service lors du recrutement
- Saisie des affiliations et déclarations aux tiers (CNRACL, ANFH, Paierie départementale, URSSAF, CGOS, divers organismes et partenaires)
- Enregistrement et traitement des congés pour indisponibilité physique et déclarations auprès des différents organismes partenaires (CPAM, CNRACL, ATIACL, FEH)
- Suivi des évaluations de stage des agents nouvellement nommés et des entretiens annuels des titulaires et contractuels
- Gestion administrative des formations
- Instruction et liquidation des demandes de prestations sociales
- Classement et archivage à portée individuelle ou collective
- Mise à jour des données en lien avec l’activité de ses secteurs dédiés (renseignement de certains indicateurs du rapport social unique, du rapport annuel d’activité et de tout document à visée statistique ou d’étude)

**Déroulement des activités**

L’assistant(e) de gestion RH organise son travail en fonction des priorités fixées par le chef de service RH et son adjoint, et des échéances à respecter.

Il/elle prend en charge prioritairement les demandes émanant des agents et des cadres des services de son portefeuille dédié et prend le relais de ses collègues pendant leur absence.

Dans le cadre des activités spécialisées qui lui sont dédiées, elle travaille en qualité de titulaire, de suppléante ou de binôme selon les modes de répartition arrêtés chaque année.

Le travail est rythmé par différentes composantes inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gestion administrative générale et à la gestion spécifique de projets:

- L’accueil physique et téléphonique et le conseil apporté aux agents et aux cadres sur les temps de permanence ;
- La gestion quotidienne des actes administratifs, des attestations et des courriers divers ;
- La gestion quotidienne des parapheurs soumis à signature des autorités ayant délégation ;
- Les mouvements entrants et sortants qu’il faut gérer à échéance ;
- Le cycle de paie mensuel avec la saisie et le contrôle des éléments variables à prendre en compte ;
- Les évènements cycliques de la carrière et du quotidien de l’agent qu’il faut gérer au plus près des échéances ;
- Les tâches cycliques qui peuvent être organisées au fil de l’eau ;
- Les activités d’étude, d’instruction et de projet s’inscrivant dans un processus divisé en étapes et étalé dans le temps ;
- Des temps d’échanges à divers niveaux : accompagnement des agents et des cadres, réunions et permanences sur site, travail en binôme ou en équipe, bilatérales avec l’encadrement du service RH, réunions opérationnelles hebdomadaires, retours mensuels des comité