Assistant de Gestion

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- REDACTEURS TERRITORIAUX
- Référence:

- 2024-12643
- Service:

- Délégation solidarités, habitat et éducation, Territoire Porte des Alpes, Maison de la Métropole de Lyon de Bron, service ressources et moyens et santé PMI
- 23/01/2025

Riche de ses 9600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1.4 million d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, solidarités, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique...

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au cœur de son action et met en œuvre les politiques publiques sociales et médico-sociales sur l'ensemble de la Métropole dotée de sites de proximité : les Maisons de la Métropole de Lyon (MDML).

En tant qu'assistant de gestion vous assurez la tenue de l'agenda du responsable Ressources et Moyens et du Responsable santé/PMI et assurez le secrétariat.
Vous assurez l'interface avec les Ressources Humaines dans le cadre des missions d'antenne de gestion et apportez une aide permanente à la direction en termes d'organisation quotidienne, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

**Vos missions**:
Vous assurez le rôle d'antenne de gestion pour le service ressources humaines de la délégation:

- assurer des missions de relais RH pour les agents du territoire (MDML et/ou collège) en lien avec le coordonnateur collèges pour les agents des collèges, avec les services du SRH et de la DRH.
- suivi des remplacements des agents des collèges,
- saisir des éléments dans des logiciels spécifiques congés et RTT,
- assurer un rôle de première information pour les agents, notamment par rapport aux absences et temps de travail, suivi grévistes...,
- instruire les dossiers : répertorier les pièces indispensables, renseigner les éléments, procéder à l'élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers,
- assurer le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des délais et échéanciers, communication des réponses aux usagers...,
- transmettre les informations d'absences et questions au SRH,
- transmettre des informations et réponses aux agents,
- participer à des réunions et transmettre les comptes rendus aux agents,
- assurer l'accueil physique, individuel ou en groupe des nouveaux professionnels.

Vous assurez une assistante à la gestion du service santé/PMI:

- organiser, participer et assurer le compte-rendu des réunions de service,
- administrer des bases de données (ATYL, NOVA ),
- assurer le suivi de dossiers des assistants maternels et des assistants familiaux, en lien avec les services centraux et les autres services : respect des procédures, vérification des dossiers, contrôle, respect des délais et échéanciers, réalisation de tableaux de bords, communication des réponses aux assistants maternels et des assistants familiaux,
- organiser, participer et assurer le suivi des Commissions Assistantes Maternelles, des IPA (instances de pré-agrément), ISA (instances de suivi des agréments),
- assurer un lien entre les établissements accueillants les jeunes enfants, l'éducatrice jeunes enfants du service et les cadres,
- suivi des indicateurs d'activités.

Vous assurez un suivi logistique de 1er niveau:

- organiser des réunions et séances de travail ; en assurer la logistique,
- assurer des réservations (salle, matériel, voitures...),
- gérer l'approvisionnement en fournitures, matériel, mobilier en lien avec le MOI et autres services,
- assurer l'accompagnement physique d'une ou plusieurs personnes,
- réaliser le suivi des commandes d'EPI pour les agents des collèges, suivi des véhicules de service,
- correspondant bâtiments : accueil et suivi des travaux avec les entreprises, suivi de la maintenance.

Vous participez à la création ou à l'amélioration des outils de gestion, logiciels:

- concevoir et mettre en place des outils de suivi et de mesure de l'activité (tableaux de bord, check list ),
- concevoir des procédures simples et adaptées,
- assurer une mise à jour des procédures au regard de l'évolution de la réglementation ou de l'organisation,
- réaliser et mettre à jour des états, requêtes et tableaux de bord.

Vous gérez des plannings et des agendas et participer à des réunions de service.

Vous assurez les missions d'assistant de prévention pour la MDML de Bron Pic:

- être personne ressources pour tout ce qui concerne l'hygiène et la sécurité,
- participer au réseau des assistants de prévention,
- sensibiliser ses collègues sur ces questions,
- participer aux visites ACFI du bâtiment en lien avec le responsable RM et le CDG69.

**Votre profil**:

- diplômé du Baccalauréat,
- maîtrise des outils bureautiques,
- savoir planifier et organiser son travail, anticiper et rendre compte,
- capacité à être réactif et à respe