Gestionnaire de Dossiers Frais de Missions

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
Poste à pourvoir au plus vite
Poste basé à Saint-Denis (93)

**L’établissement**:
L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’État placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

**Environnement du poste**:
La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l’établissement et de la sécurisation des procédures concernant l’ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.
Le poste est actuellement rattaché au Pôle Frais de mission, qui sera amené à fusionner avec le Pôle Environnement de Travail de la DAF.
Dans le respect de la réglementation et des procédures, la/le gestionnaire de dossiers participe à la mission de service quotidien aux agents de l’Agence. Elle/Il a notamment pour mission de prendre en charge sur le plan administratif et opérationnel, les déplacements professionnels des collaborateurs permanents et occasionnels de l’Agence : billetterie et remboursement des frais de mission.

**Missions principales**:
La/le gestionnaire de dossiers frais de missions:

- Met en œuvre la mission de Frais de mission au sein de l’Agence:
Appliquer le décret et les arrêtés fixant les modalités des frais de déplacement ;
Appliquer la politique voyage interne à l’Agence et participer à son animation ;
Diffuser les informations sur les nouvelles procédures et leur mise à jour (mise à jour espace DCLIC) ;
Être l’interlocuteur de niveau 1 des fournisseurs, sous la responsabilité du responsable de pôle ;

Participer au reporting de cette mission.
- Commande les billets et gère les ordres de mission et les notes de frais:
Contrôler les demandes de billets via DOMINO ;
Réserver les billets via les 2 canaux possibles : la plateforme de réservation mise à disposition par l’agence de voyages (OnLine) et des demandes de réservation auprès de l’agence de voyages par mail (OffLine) ;
Créer et/ou mettre à jour les profils sur la plateforme de réservation en ligne ;
Etablir les ordres de mission et les décisions pour les intervenants extérieurs ;
Constater la livraison des billets, contrôler les factures/avoirs au regard des commandes passées ;
Enregistrer les factures/avoirs sur le serveur pour faciliter leur traitement en lien avec l’Agence Comptable ;
Traiter les demandes d’avances sur frais ;
Contrôler les notes de frais tout en gardant l’objectif d’optimiser les délais de paiement ;
Contrôler et saisir les états de frais et les justificatifs des intervenants externes ;
Créer et mettre à jour, pour les externes, les fiches matricules et fournisseurs ;
Sous la responsabilité du responsable de pôle, contrôler les relevés et les états ;

Suivi des avoirs et remboursements des fournisseurs transport.
- Application SAP-CONCUR (DOMINO):
Contrôler la conformité des demandes saisies par les utilisateurs et demander les corrections éventuelles ;
Participer à l’administration de DOMINO (et notamment créer et/ou mettre à jour les profils) ;
Assister les utilisateurs, traiter les tickets déposés sur l’outil de ticketing GLPI, assurer une assistance téléphonique pour les urgences ;
Participer aux recettes sur les différents outils, sous le pilotage du responsable de pôle qui gère les relations avec le prestataire ;
Analyser les demandes des utilisateurs afin de pouvoir solliciter le support DOMINO (Niveau 2 et 3) dans le but d’une résolution optimale ;

Assurer les démonstrations / formations DOMINO.
- Participe à la mission transversale de la DAF de « service » aux agents:
Connaître l’ensemble des procédures de service pour bien accueillir, renseigner et orienter les agents ;

Participer aux objectifs de « service clients » de la DAF auprès des agents de l’Agence.

**Relations fonctionnelles**:

- Contacts importants avec la direction des systèmes d’information, la direction de la communication