Agent D'accueil Et Administratif

VILTAÏS est une entreprise de l'Économie Sociale et Solidaire qui emploie plus de 250 salariés. Elle a obtenu l'agrément ESUS (Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale) en octobre 2021. Elle est organisée en 5 pôles d'activités basés sur 4 régions et 21 départements.

Notre association est singulière dans la diversité de ses activités. Cette diversité est un choix, elle est le résultat d'une histoire et de la volonté de s'enrichir de nouveaux savoir-faire pour répondre toujours plus efficacement aux enjeux de notre société.

Une entreprise où il fait bon vivre 90% des collaborateurs trouvent du sens à leur travail, le jugent intéressant et stimulant. Le niveau d'engagement des salariés est jugé exceptionnel. 97 % se donnent à 100%, 87% sont fiers. L'évaluation de la qualité de vie au travail est bonne.

Notre travail est tourné vers l'humain, notre ADN est l'Humanisme.

Notre métier : concourir à l'utilité sociale à travers un esprit collaboratif et disruptif.

Notre promesse : révéler le beau et le bon en chaque être humain.

Nous sommes Viltaïs, croire en chacun.

« C'est ensemble qu'on est unique ».

Viltaïs cherche à répondre à une double préoccupation en termes, d’une part, d’éducation populaire et d’autre part de dynamisation de l’offre de la ville de Fontaine en Isère. Dans ce cadre, Viltaïs recherche un ou une Agent(e) d’accueil et administratif/ve en contrat PEC pour l’Espace Nelson Mandela. Il/Elle aura pour mission de prendre en charge et de suivre l’ensemble des questions liées aux inscriptions, billetterie, accueil physique et téléphonique. Il/Elle devra conjuguer qualité de relations humaines dans le contact avec les usagers/spectateurs et maîtrise de l’informatique pour l’utilisation de divers logiciels qui permettent une opérationnalité dans le suivi administratif des usagers de l’espace Nelson Mandela.

Accueillir, (Toute personne entrant à l’espace Nelson Mandela):

- Accueil physique : Renseignements sur les activités et autres, inscriptions aux activités, stages et évènements,
- Accueil téléphonique et internet : Messagerie téléphonique, filtrage des appels, mise en communication et transfert des appels vers les postes, renseignements sur les activités et autres manifestations.

Organiser:

- Inscriptions : Activités, stages, évènements et sorties culturelles, séjours,
- Saisie des fiches des usagers et gestion du fichier (enregistrement, contrôle, statistiques) en collaboration avec le service comptabilité et le coordinateur des activités,
- Impression des listes de présences par activité puis classement dans chaque pochette des animateurs,
- Information aux adhérents en cas d’absence d’un animateur d’activités,
- Mise à jour en continu des différents listings (coordonnées diverses, téléphone, mailing...),
- Courrier : Réception et enregistrement (remis au Chef(e) de service). Expédition et suivi des courriers, gestion de la machine à affranchir.

Aider au suivi de la comptabilité:

- Préparation des feuilles de remboursement usagers pour la comptabilité, relance des impayés,
- Remise des chèques des adhérents et des recettes quotidiennes,
- Classement des chèques différés,
- Encaissement par le TPE (boîtier cartes bancaires) et transmission à la comptabilité,
- Préparation de la billetterie sur les spectacles.

Participer à la vie de l’association:

- Participer aux réunions d’équipe et aux évènements organisés dans le cadre de notre programmation annuelle,
- Fournir l’aide nécessaire aux moments opportuns, en particulier lors de manifestations sur demande de la Direction,
- S’impliquer dans le quotidien de l’espace Nelson Mandela.

CDD de 9 mois à temps partiel (20H par semaine) - PEC.
- Connaissance du milieu associatif et des relations partenariales,
- Disponibilité, rigueur, innovation,
- Compétences rédactionnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des réseaux sociaux.