Assistant(E) Administratif(Ve)

Adjoint administratif Catégorie C

Administrative

La Communauté d’agglomération Villefranche Beaujolais Saône recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) au sein du pôle Cohésion sociale et Équipements. Le pôle compte plus de 200 agents engagés au quotidien pour déployer des politiques publiques et des services adaptés aux besoins des habitants des 18 communes membres de la Communauté d’agglomération.

Créée en 2014, la Communauté d’agglomération dispose de nombreux atouts liés notamment à sa localisation, à la qualité de sa desserte et à son cadre de vie.
Constituée de 18 communes rassemblées autour d’une ville-centre, Villefranche-sur-Saône, la Communauté d’agglomération compte 73 000 habitants. Elle dispose d’un bassin économique diversifié et dynamique.

Engagée dans une dynamique de développement vertueux, elle conduit des chantiers de transformation relatifs tant à l’organisation qu’au processus de construction des politiques publiques.
- Vos missions principales : Rattaché(e) au responsable du service des sports, vous êtes le référent administratif et comptable du service des sports et vous participez à l’accueil du public et à des missions de secrétariat du pôle, avec deux autres assistantes du pôle.

**Vos activités principales**:
Sous l’autorité du responsable du service des sports, vous collaborerez avec une équipe composée du responsable des sites sportifs et de 6 agents techniques:

- Participation à l’élaboration et suivi des plannings d’occupation des équipements sportifs.
- Gestion des dossiers administratifs liés aux équipements sportifs (conventions, demandes d’intervention, etc.).
- Suivi des tableaux de bord d’activité et mise à jour des bases de données.
- Appui à l’organisation logistique des événements sportifs portés par la collectivité.
- Gestion comptable : traitement comptable des opérations courantes (recettes/dépenses)
- Participation à la préparation budgétaire du service et suivi de l‘exécution budgétaire (engagements, bons de commande, facturation, etc.).

**En lien avec la direction du pôle**:

- Secrétariat : rédaction de courriers, mise en forme de documents, gestion d’agendas, organisation de réunions et évènements, archivage
- Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires par roulement avec deux autres assistantes
- Gestion comptable : appui au traitement comptable des opérations courantes pour les autres services du pôle (recettes/dépenses)
- Appui à la gestion du courrier et des courriels, à l’organisation logistique d’évènements d’autres services du pôle

**Compétences requises**

**Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Connaissance appréciée des logiciels métiers (type Civil Net Finances, Astre, ou équivalents). A défaut, la formation sera assurée en interne
- Connaissance des règles de la comptabilité publique et des marchés publics (notions de base).
- Capacité à gérer des plannings et à coordonner plusieurs intervenants.
- Connaissance du fonctionnement des équipements sportifs et des besoins des associations sportives (appréciée).

**Compétences organisationnelles**:

- Rigueur, sens de l’organisation et respect des délais.
- Capacité à prioriser les tâches et à gérer les urgences.
- Autonomie dans la gestion des dossiers tout en rendant compte à la hiérarchie.

**Compétences relationnelles**:

- Sens du service public et de l’accueil.
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (agents, élus, associations, prestataires).
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec d’autres services.

**Qualités personnelles**:

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Réactivité, adaptabilité et esprit d’initiative.
- Intérêt pour le domaine du sport et de la vie associative (apprécié)

**Conditions de travail**
Poste à temps complet 37h30 sur 5 jours
Travail en bureau, avec déplacements ponctuels sur les équipements sportifs.
Disponibilité occasionnelle en soirée ou le week-end lors d’événements.
Autres : prestations d’action sociale, titres restaurant, contrats collectifs santé et prévoyance
Télétravail possible après 3 mois de présence (1 jour/semaine)