Assistant de Direction Du Directeur Général

Descriptif du poste

Fonction:
Placé sous l autorité de la Directrice de cabinet, l assistant de direction coordonne le secrétariat de la Direction Générale et exécute les tâches qui lui sont confiées à la demande de sa hiérarchie.

Par son action, il veille à la bonne organisation quotidienne du travail de la Direction Générale, coordonne les activités dont il a la charge. Il anticipe les besoins de sa hiérarchie, afin de faciliter son activité.

Il assure également l interface avec les partenaires institutionnels, les commandes, la logistique de réunions, la présentation de documents, le suivi et la constitution de dossiers.

Activités principales:

- Prend en charge les aspects administratifs et logistiques et coordonne les tâches du secrétariat de direction.
- Gère l accueil physique et les communications de la direction générale (téléphone + mails) et organise les réunions (réservation de salles, repas, matériel ), ainsi que les déplacements extérieurs.
- Prépare et organise la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques, visioconférences ).
- Prépare et contrôle les dossiers nécessaires au bon déroulement de l activité (ordres du jour, notes, annexes ).
- Rédige et met en forme des courriers, des notes et autres documents administratifs.
- Assure la circulation de l information auprès des directions du CROUS et des unités de gestion
- Traite les documents entrants et sortants (suivi du courrier : vérification de la forme, des visas et retours des parapheurs).
- Participe à la préparation de l ordre du jour du Comité de direction, y assiste, coordonne et assure le suivi des réunions et des actions décidées dans cette instance et réalise les comptes rendus.
- Propose et met en œuvre des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du secrétariat de direction du CROUS (tableaux de bord, logiciel courriers, fichiers contacts, indicateurs, reporting ).
- Classe et archive les dossiers de la direction générale (numérique et papier).
- Gère les réservations de billets de train et les frais de déplacements des équipes.

Profil recherché

**Compétences opérationnelles**:

- Maîtriser les outils bureautiques (publipostage, tableaux de bord, espaces de travail collaboratifs ).
- Apte à la prise de notes et à la rédaction de courriers à partir de consignes orales ou manuscrites.
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion précis.
- Savoir gérer les priorités et les aléas.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie.

**Compétences comportementales**:

- Disponibilité et réactivité
- Polyvalence
- Fermeté et courtoisie
- Sens relationnel / Diplomatie
- Sens de l organisation et de l anticipation
- Sens de l initiative
- Autonomie
- Fiabilité
- Confidentialité de haut niveau

**Conditions particulières d'exercice**:

- De formation Bac, Bac+2, la maîtrise des outils de bureautique courants (Word, Excel, PowerPoint) est indispensable.
- La parfaite maîtrise rédactionnelle (grammaire, orthographe) et une bonne culture générale sont demandées.
- Travail à temps complet qui nécessite une grande polyvalence.
- L activité peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières.

**Avantages**:

- Possibilité de télétravailler selon la charte du Crous Lorraine.
- Modulation annuelle du temps de travail 45 jours de congés.
- Possibilité de restauration au tarif « Agents du Crous » dans nos établissements.
- Contribution à la mutuelle.
- Remboursement d une partie des frais de transport en commun.
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- Autonomie- Autorité naturelle**Voir plus**
- SAVOIR-FAIREGrammaire
Bureautique

**Voir plus**

Entreprise

Le CROUS de Lorraine est un établissement public administratif, qui gère:
29 000 étudiants boursiers sur critères sociaux (sur une totalité de 84 000 étudiants en Lorraine).

16 restaurants universitaires (2,4 millions de repas servis)

19 résidences universitaires (7300 logements)

Effectifs

600 ETP

Domaine d activité

Opérateur « Vie étudiante »

Missions

Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, actions culturelles.

Autres offres de l'entreprise

Processus de recrutement

Monsieur le Directeur général

75, rue de Laxou - 54042 NANCY Cedex

Ou par mail à : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

**Personne en charge du recrutement**
Pierre MATHIEU - _Responsable Recrutement_

Salaire

20 - 30 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Tous niveaux d'expérience acceptés

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Agent de maîtrise / Technicien

Zone de déplacement

Départementale