Assistant Formation

Pôlétamine, centre de formation sous l'égide de l'Association Marie Pire, recherche:
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) pour un CDD de 3 mois reconductible.

Sous la responsabilité de la directrice, son rôle est de répondre à toute demande émanant:

- Des clients, tant au niveau de l’offre formation que de l’adaptation en fonction de la demande (dans la limite de sa connaissance)
- Des intervenants, au niveau administratif (contrats de mission, partenariat, supports pédagogiques, logistique
- De sa hiérarchie sur des activités de secrétariat

**SES MISSIONS ET ACTIVITES**

**Communication**
- Assurer la relation avec les clients depuis la demande de renseignement jusqu’à la facturation
- Assurer la relation avec les intervenants pour les renseignements administratifs et la planification des actions de formation
- Assurer la relation en interne avec les collègues AMP
- Assurer l’accueil téléphonique / physique - orienter, proposer des solutions,
- Répondre à une demande de façon claire à l’oral et à l’écrit
- Rédiger les mails en interne et externe : clients, stagiaires, partenaires
- Echanger sous forme de briefing régulier sur le suivi des dossiers avec la hiérarchie
- Mettre à jour le site Internet

**Organisation des formations, conférences**
- Gérer le planning d’activité mensuelle / planification des formations avec les intervenants
- Réserver et préparer les salles de formation
- Gérer la logistique : équipements des salles, fournitures, machine à café
- Planifier ses activités par semaine et par mois
- Suivre les demandes de formations individuelles / inter-entreprises

**Administratif et comptable**
- Gérer le dossier pédagogique + planning des opérations : convention de formation, relation avec les OPCA,
- Etablir les contrats de collaboration, mission des intervenants
- Préparation du dossier formation : dossiers stagiaires, fiches de présence, évaluation, documentation pédagogique, cavaliers
- Gestion des relations avec les OPCA
- Facturation client + relance impayés - factures fournisseurs
- Tenir le tableau des propositions émises
- Suivre le tableaux de bord : objectif CA, CA vendu, et facturé - tableaux statistiques
- Vérifier et transmettre les factures fournisseurs, les chèques, à la comptabilité siège,
- Transmettre les éléments paye et absences de l’équipe mensuellement
- Tenir à jour le logiciel de gestion skill gest permettant de sortir le bilan pédagogique annuel

**COMPETENCES REQUISES**

**Compétences spécifiques ou techniques**
- Maîtrise des outils informatiques : excel, word, power point
- Maîtrise du matériel pédagogique : ordinateurs, vidéoprojecteurs
- Maîtrise du logiciel de gestion Skill Gest
- Connaître les métiers du médico-social et de l’entreprise
- Compétences commerciales
- Connaître l’offre formation, les clients, les intervenants

**Compétences transversales**
- Maîtrise des procédures de gestion, facturation, relation banques, salaires
- Savoir sélectionner et passer commande des fournitures bureau
- Savoir gérer une demande de client, proposer une réponse de base
- Savoir rédiger mails, projets simples ou existants, sans faute
- Relancer les offres commerciales, prendre un rendez-vous (base d’un argumentaire)
- Capacité à gérer les priorités et gagner du temps

**Qualités relationnelles**
- Autonomie - rigueur - organisation - sens relationnel et commercial
- Positivité
- Dynamisme, enthousiasme, anticipation
- Ponctualité, discrétion et goût des contacts
- Ecoute active, bonne mémoire

**FORMATION**

BTS MUC, NRC, ou Assist. De gestion PME-PMI, ou

BTS Médico-social

Avec 1ère expérience réussie dans poste autonome

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 3 mois

Salaire : 1 800,00€ à 1 950,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures

Lieu du poste : En présentiel