Office Manager

il y a 1 semaine

ChevillyLarue, France Up skills Temps plein

**Description**

PME du secteur du BTP en pleine croissance cherche
son Office Manager H/F.
Rattaché.e à la responsable administrative, vous vous assurerez du bon fonctionnement du pôle administratif (3 personnes) et assurerez la coordination entre les différents services de l'agence.
Vous serez l'interlocuteur/trice privilégié.e de la direction pour toutes les questions relatives à la gestion quotidienne de l'agence. Polyvalent.e, vous pouvez prendre le relais lors des congés ou absences de votre équipe.
Vos missions:
Comptabilité fournisseurs (analytique)
- ?????Gestion des sous-traitants et sous-traitants paiement direct : DC4, rédaction des contrats de sous-traitance, mise à jour des pièces administratives, mise à jour des pièces administratives sous-traitants dans notre ERP, saisie des contrats dans notre ERP, traitement des factures suivi des paiements directs?)
- ?????Rédaction des contrats avec les indépendants

Services généraux
- ?????Gestion du site
- ?????Gestion des contrats imprimantes
- ?????Gestion de la réception des colis
- ?????Gestion des envois d'échantillons (déco) et de colis (agence)
- ?????Gestion et suivi du tableau des exports et des documents afférents
- ?????Gestion des contraventions
- ?????Gestion des fiches d'investissement
- ?????Gestion et suivi du parc informatique
- ?????Organisation de campagnes photos régulières avec les conducteurs de travaux, à toutes les étapes importantes des chantiers, pour DOE et documents de communication interne et externe

Travaux / sécurité
- ?????Assistance sécurité : classeurs de sécurité? (en collaboration avec le directeur de travaux)
- ?????Actualisation hebdomadaire des suivis de chantiers d'après comptabilité
- ?????Gestion de l'espace Sécurité : suivre le remplissage par les conducteurs de travaux et s'assurer du respect des échéances
- ?????Suivi de la traçabilité des déchets avec Trackdéchets

Social / RH
- ?????Actualisation des plans de formation et suivi des formations
- ?????Reprise intégrale de l'ensemble du sujet formations + Fongecif + Constructys

Appels d'offres et support études
- ?????Demande systématique des attestations de maîtrise d'oeuvre dès réception et suivi des retours
- ?????Mise à jour des dossiers de références au fur et à mesure, dès la réception des chantiers
- ?????Impression et envoi des DOE, aide des conducteurs de travaux à la rédaction de DOE
- ?????Création et mise à jour systématique d'un listing téléphonique et adresses complet, clients et MOE, privé / public dans outlook pour accès par toute l'agence
- ?????Mise à jour régulière du répertoire du standard téléphonique

Administratif
- ?????Gestion de l'archivage papier et mise en place d'un système archivage amélioré
- ?????Mise à jour de toutes les pièces marché dans l'ERP
- ?????Gestion des mainlevées de cautions bancaires clients
- ?????Suivi des réceptions de chantier

Titulaire d'un BAC+2 minimum, et fort.e d'une première expérience probante sur un poste similaire, vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques bureautique.
Vous êtes autonome, organisé.e, faites preuve de rigueur et avez le sens du travail en équipe.
L'anglais est un plus sur ce poste pour une utilisation écrite

**Expérience**

à partir de 5 ans

  • Hospitality Officer Conciergerie

    il y a 2 jours

    Chevilly-Larue, France Elior Group Temps plein

    **Votre mission**: Véritable ambassadeur(rice) de l’accueil, vous serez le point de contact clé pour offrir aux collaborateurs une expérience aussi fluide qu’exceptionnelle. Vos missions seront les suivantes: Gestion opérationnelle de la conciergerie: - Accueil, orientation et accompagnement des membres dans leurs demandes ; - Gestion et vente des...

  • Assistant Manager H/F

    il y a 2 jours

    Chevilly Larue, France Robert Walters Temps plein

    Nous recrutons un(e) Assistant(e) manager H/F pour une entreprise spécialisée dans la cosmétique. Vos missions sont: Gestion des agendas & coordination : pilotage des agendas complexes, organisation des réunions internes/externes et animation fluide des différentes communautés de travail. Logistique & déplacements : organisation autonome des voyages...

  • Category Manager

    il y a 5 jours

    Chevilly-Larue, France GEORGES HELFER SA FRRANCE Temps plein

    _**1. A propos de nous**_ Société implantée sur le Marché International de Rungis, spécialisée dans l'import, le stockage et la distribution des fruits frais d'Outre-mer depuis plus de 60 ans. - **2. Description du poste**_ Rattaché au Responsable GMS, vous serez notamment en charge de le suppléer sur la gestion de ses produits et d’assurer le...

  • Manager Opérationnel Rungis

    il y a 2 jours

    Chevilly-Larue, France CHRONOFRESH Temps plein

    Chronofresh, filiale de Chronopost, est le spécialiste de la livraison express de produits alimentaires sous température dirigée et a débuté son activité en Mai 2015. Son offre permet la livraison de produits alimentaires secs, frais et surgelés à destination des professionnels et particuliers partout en France. Ce service s’appuie notamment sur...

  • Juriste droit public H/F

    il y a 5 jours

    CHEVILLY LARUE, France LHH Temps plein

    Votre missionLHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.e.s, recherche pour son client un Juriste droit public H/F dans le cadre d'un CDI. Poste basé à Chevilly-Larue (94), à pourvoir dès que possible. Vos missions : Vous prenez en...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Chevilly-Larue, France VINCI Construction Temps plein

    La Délégation des Ouvrages fonctionnels réhabilités et des métiers de spécialités en Ile-de-France, avec un CA de 800 M€ et plus de 1700 collaborateurs, est l'un des acteurs majeurs de la réhabilitation lourde en IDF. Nous mettons au service de nos clients, notre expertise dans la réhabilitation des projets d'ouvrages fonctionnels à haute...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Chevilly Larue, France LHH Temps plein

    LHH accompagne entreprises et talents pour atteindre leurs objectifs et créer un impact durable. Nos solutions en conseil RH et gestion des talents couvrent tous les enjeux de transformation : recrutement, développement du leadership, formation, reconversion et mobilité professionnelle. Grâce à plus de 50 ans d’expertise, 12 000 spécialistes dans 60...

  • Assistant de Direction

    il y a 5 jours

    Chevilly-Larue, France Golden Bees Temps plein

    LHH accompagne entreprises et talents pour atteindre leurs objectifs et créer un impact durable.Nos solutions en conseil RH et gestion des talents couvrent tous les enjeux de transformation : recrutement, développement du leadership, formation, reconversion et mobilité professionnelle.Grâce à plus de 50 ans d'expertise, 12 000 spécialistes dans 60...

  • Assistant de Direction

    il y a 5 jours

    Chevilly-Larue, France LHH Temps plein

    LHH accompagne entreprises et talents pour atteindre leurs objectifs et créer un impact durable. Nos solutions en conseil RH et gestion des talents couvrent tous les enjeux de transformation : recrutement, développement du leadership, formation, reconversion et mobilité professionnelle. Grâce à plus de 50 ans d'expertise, 12 000 spécialistes dans 60...

  • Assistant de Direction

    il y a 12 heures

    Chevilly Larue, France LHH Temps plein

    Votre missionLHH Recruitment Solutions, cabinet de Conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.e.s, recherche pour son client, un assistant de direction H/F basé à Rungis dans le cadre d’une mission d'intérim.Vous assistez et accompagnez 3 directeurs de département (IT, RH et...