Secrétaire Médicale

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire Médicale - Service Psychothérapie Infanto-Juvénile (H/F)

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Dénomination du poste

Adjoint administratif dans le service de psychothérapie de l’enfant et de l’adolescent

Description de la mission:

- Accueil physique et téléphonique des patients dans le
- Gestion administrative de l’entrée
- Frappe du courrier
- Codage des actes PMSI

Description des tâches
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, des usagers et des correspondants au niveau du service de psychothérapie de l’enfant et de l’adolescent
- Participer à la gestion des rendez-vous
- Frappe du courrier
- Codage des actes PMSI
- Classement, archivage, scan.

Niveau de compétence et capacités requises

Niveau de compétence (formation de base, spécialisation ):

- Connaissance et maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance et maîtrise des logiciels EASILY, ZIMBRA, WORD, EXCEL, PASTEL et Web100T
- Formation « accueil » : maîtriser les règles élémentaires pour un accueil adapté, courtois et de qualité, que ce soit au sein du service ou par téléphone.

Capacités requises (capacités personnelles):

- Elle connaît les limites de ses fonctions et sait prévenir sa hiérarchie quand cela est nécessaire
- Elle respecte les règles de discrétion et de secret professionnel ainsi que les droits du patient
- Elle sait repérer les situations à risque
- Elle sait adapter son discours et son vocabulaire en fonction de son interlocuteur et de la situation
- Elle a le sens de l’écoute
- Elle sait faire preuve de patience et de disponibilité et accueillir de façon courtoise quelles que soient les circonstances
- Elle a le sens des priorités, sait s’adapter aux situations non prévues et prendre des initiatives à bon escient
- Elle a l’esprit d’équipe, sait accepter les critiques et se remettre en question
- Elle sait écouter, prendre un message et le transmettre avec justesse
- Elle contribue au bon fonctionnement de l’unité par:

- L’organisation des pauses et du temps de repas en assurant la continuité de service
- La planification des congés annuels
- La non-modification des plannings sans avis du cadre
- Des propositions en vue d’amélioration
- Elle participe à la vie du service (conseil de service) et de l’établissement (démarche d’amélioration continue de la qualité)
- Elle s’informe de l’évolution des procédures, participe à des journées de formation en accord avec le cadre
- Elle participe à l’accueil, l’encadrement et à la formation des nouveaux agents et stagiaires

Secteur d'activité

Service de psychothérapie de l’enfant et de l’adolescent.

Actions / Responsabilités

Communication:

- Accueil physique et enregistrement des patients et de leur famille
- Accueil téléphonique et gestion des messages pour les différents interlocuteurs : médecins, infirmiers, internes
- Gestion du secrétariat de l’Hôpital De Jour : participation aux réunions, prise de notes et restitution sur Word, élaboration et mise à jour de multiples tableaux, gestion agenda médecin responsable, prises en charge sécurité sociale, courriers, tenue du planning Zimbra, gestion courrier électronique et papier (publipostage), scan
- Gestion de la Consultation Médico-Psychologique « Les Promenades » : participation aux réunions, prise de notes, élaboration compte-rendu de réunion, préparation des consultations du médecin, codage de l’activité, frappe courriers/comptes rendus de bilans, scan des documents, mails, courriers, reçus et envoyés.

Courrier:

- Frappe des courriers
- Suivi des dossiers
- Archivage, classement et scan.

Gestion:

- Saisie des codages

Caractéristiques du poste / Fiche de Poste
- Du lundi au vendredi
- Poste à 50 %
- Journée de travail : 7h40
- Amplitude horaire : 8h - 17h

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Hôpital Maison Blanche
45 Rue Cognacq Jay
51092 Reims