Secretaire [48290]

Description de l'établissement:
Entre mer et montagne, le département des Pyrénées-Orientales offre de multiples possibilités d’activités. L’Association Vivre le 3ème âge est une association à but non lucratif (loi 1901) gérant deux EHPAD situés sur la commune de Saint-Cyprien en bord de mer.

Les établissement accueillent respectivement 110 et 70 personnes âgées dépendantes.

Description de la mission:
Sous la responsabilité de l’Adjoint(e) de direction, le/la secrétaire assure les fonctions d'accueil et de promotion de l’établissement. Il/elle a en charge le suivi administratif et la facturation des dossiers des résidents.

Accueil
- Accueil physique et téléphonique (salariés, résidents, familles, prestataires...)
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Orientation des visiteurs
- Relation avec les résidents et les familles
- Reproduction et diffusion de documents : affichage des menus et animations, brochures de l’établissement
- Promotion de l’établissement : Visites, demandes de renseignements.
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Gestion administrative
- Gestion des dossiers de demande d’admissions,
- Gestion administrative et mise à jour du dossier résident:

- Déclaration des mouvements des résidents sur le portail RESID-EHPAD (entrée, sortie, hospitalisation)
- Suivi des paiements résidents/départements/notaires
- Elaboration des demandes d’APL, et d’APA pour les résidents hors département
- Suivi des dossiers APA des résidents en lien avec les conseils départementaux
- Elaboration de comptes-rendus de réunion (CVS, réunions de service )
- Gestion de l’archivage de tout document à la demande de la Direction

Facturation
- Gestion de la facturation mensuelle des résidents, des départements et de l’accueil de jour
- Gestion et suivi de l’encaissement des règlements

Travail le samedi et les jours fériés par alternance.

Profil recherché:

- BAC +2 (BTS, DUT) souhaité
- Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement en EHPAD ou secteur médico-social.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Excellentes qualités relationnelles, sens de l'écoute et du service.
- Bonne humeur, esprit d'équipe et capacité à instaurer une ambiance chaleureuse.
- Capacité à gérer les situations stressantes avec calme et professionnalisme.

Horaires : Horaires normaux

Contrat à durée indéterminée