Gestionnaire Administratif(Ve) Du Pôle Formation

**À propos de nous**:
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.

Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD). Ces formations conduisent à des diplômes de bac+2 à bac+8 et sont accessibles en formation initiale, continue et en alternance. L’université propose également une offre de formation professionnelle répondant à des besoins différents pour tous types de publics : des formations diplômantes, des formations spécifiques courtes, des formations sur mesure et des certifications.

Disposant d’un service 100% dédié à la formation continue et à l’apprentissage chargé d’accompagner au quotidien les composantes d’enseignement, le monde socio-économique et les partenaires institutionnels, UNICAEN est un acteur incontournable de la formation tout au long de la vie. Ambitieuse en recherche, elle abrite 41 unités de recherche, dont 21 labellisées par les grands organismes (CNRS, INRA, INSERM, CEA). Elle est dotée d’un service dédié à la valorisation et aux transferts de technologie ainsi que de cellules spécifiques pour le montage de projets nationaux, européens et internationaux.

Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).

**Mission**:
**Activités principales du poste**

**SECRETARIAT ADMINISTRATIF DES ECOLES DOCTORALES (ED)**

Assister la direction des Ecoles Doctorales dans ses missions administratives

Préparer, organiser et assurer le suivi des différentes réunions et évènements des Ecoles Doctorales

Être l’interface entre les Ecoles Doctorales et les différents usagers (doctorants, enseignants chercheurs, directions de l’établissement, services de l’université, laboratoires de recherche, structures extérieures )

Assurer le suivi financier des budgets annuels des Ecoles Doctorales

Compléter des enquêtes

Mettre à jour des bases de données et la page internet de façon régulière

Effectuer le classement et l’archivage des dossiers

**GESTION ADMINISTRATIVE DES ETUDIANTS INSCRITS EN THESE**

Gérer les dossiers administratifs de chaque étudiant inscrit dans le diplôme de doctorat : inscriptions, rapports annuels règlementaires, missions, soutenances de thèse, délivrance du diplôme de doctorat

Suivre les financements de thèse octroyés aux étudiants

Suivre le devenir professionnel des docteurs

Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants et les différents usagers

Veiller au respect des procédures et obligations réglementaires concernant le diplôme de doctorat

Assurer la Continuité de service en cas d’absence de collègues ou de période de forte activité

**Conditions d’exercice**

Déplacements régionaux et de sites ponctuels

Participations obligatoires:
Réunion de service de la Direction de la Recherche et de l’Innovation

Réunion du pôle formation doctorale

Remise des diplômes de doctorat annuelle

Selon ordre du jour et nécessité de service

Réunions d’informations auprès des Ecoles Doctorales, des Masters

Réunions du Collège des Ecoles Doctorales

Groupe de travail

Ma thèse en 180 second

**Qualité de vie au travail**

Télétravail possible pour les postes pour lesquels le télétravail est ouvert

Régime ARTT très avantageux (54 jours)

Crèche associative

Formations à la prise de poste et formations tout au long de la vie professionnelle (Préparations aux concours )

Subvention restauration collective (CROUS) ;
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) ou remboursement partiel des frais de transport en commun domicile
- travail ;
Infrastructures sportives (SUAPS) et de restauration à disposition des personnels ;
Action sociale (prestations et aides aux personnels).

**Conditions de recrutement**

Poste de catégorie C (Adjoint technique de recherche et de formation)

Temps complet

Poste ouvert aux fonctionnaires par la voie de mutation ou détachement et aux contractuels

Rémunération statutaire

**Poste à pourvoir** : dès que possible

**Profil**:
**Connaissances**

Connaissance de la réglementation relative au doctorat

Connaissance du fonctionnement d’un établissement public du point de vue juridique, administratif et financier ;
**Compétences opérationnelles**

Capacité rédactionnelle

Maitrise des outils et logiciels courants de bureautique

Connaissance d