Secretaire Medical Bilingue Consultations

**Le poste**:
Secrétariat situé au 2éme étage du batiment de cardiologie composé de 4 professionnelles

Travail en binôme assurant une continuité de l'activité

**Administratif**
- Gestion de la comptabilité de l’association STIMUPRAT
- Relation avec les services administratifs de l’hôpital (économique, affaires médicales )

**Universitaire**:

- Organisation du DIU de rythmologie et stimulation cardiaque en tant que centre d’examen pour l’inter-région Bordeaux-Toulouse
- Limoges
- Validation des inscriptions via Apoflux enseignant
- Suivi des inscriptions et du présentiel
- Anonymisation des copies
- Réservation de salle
- Mise en page des copies d’épreuves,
- Envoi des copies pour correction,
- Transmission des résultats : résultats répertoriés dans le tableau et à transmettre à l’université
- Réservation des salles pour les thèses

**Médical**:
***Gestion des patients étrangers**
- Etude des dossiers patients, recueil des informations médicales en vue de leur prise en charge spécifique
- Demande de devis
- Programmation de leur hospitalisation (programmation examens : TDM, IRM, ETT)
- Envoi des convocations,
- Vérification du paiement des patients auprès de la trésorerie du CHU
- Rédaction compte-rendu opératoire et compte-rendu d’hospitalisation anglais - français,
- Déclarations des honoraires à la Direction Générale,
- Prise de contact avec les assurances des patients ou Ambassade/Consulat

***Gestion du secteur public**
- Réception des appels de la centrale et appels extérieurs
- Elaboration d’un tableau EXCEL où sont tracées les demandes patients afin d’assurer un suivi de leurs demandes (en partage d’information avec les autres secrétaires du service des consultations)
- Gestion des courriers des médecins, des appels patients,
- Edition des listes des consultations
- Saisie compte rendus examens (post-consultation)
- Saisie de courriers de consultations du Professeur JAIS

**Divers**:

- Echanges avec les laboratoires pharmaceutiques et diverses sociétés qui travaillent en collaboration avec le Professeur JAIS
- Réservations de salles

contact : Céline HERVE Coordinatrice des secrétariats médicaux 05 57 65 62 14

**Profil recherché**:
Assistante de direction bilingue (anglais niveau C1 - C2)

Secrétaire médicale bilingue (anglais C1 - C2)

Très bon niveau d'orthographe exigé

**TECHNIQUES**
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, DxCare, DxPlanning, Excel, IMS à la demande )
- Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

**ORGANISATIONNELLES**
- Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
- Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement
- S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement
- Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

**RELATIONNELLES**
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel