Documentaliste Projet

Notre agence GESER-BEST Nantes recherche un.e Documentaliste Projet H/F pour rejoindre l'équipe de notre client nantais.

Le/la Documentaliste Projet est le garant de la **gestion, de l'organisation et de la diffusion de l'ensemble de la documentation** relative à un ou plusieurs projets. Il/elle assure la traçabilité des informations, la conformité des documents et leur accessibilité pour toutes les parties prenantes du projet. Sa mission contribue directement à la **fluidité de la communication**, à la **sécurisation des données** et à la **capitalisation des connaissances** au sein du projet et de l'organisation.

**Activités et responsabilités**:

- ** Gestion documentaire**:

- Mettre en place et maintenir une structure documentaire cohérente et intuitive (arborescence, conventions de nommage, etc.).
- Assurer la collecte, le classement, l'indexation et l'archivage de tous les documents du projet (techniques, administratifs, contractuels, financiers, plans, comptes-rendus, etc.).
- Vérifier la conformité des documents (versions, validations, signatures) et veiller à leur mise à jour régulière.
- Gérer les différentes versions des documents et s'assurer de la diffusion de la version la plus à jour.
- Mettre en place et gérer les outils de gestion électronique de documents (GED) et/ou les plateformes collaboratives dédiées au projet.
- ** Diffusion et communication**:

- Assurer la diffusion ciblée des documents aux parties prenantes internes et externes (équipes projet, clients, fournisseurs, partenaires).
- Organiser et gérer les circuits de validation et de signature des documents.
- Répondre aux demandes d'information et de documentation des équipes projet.
- Participer à la mise en place de tableaux de bord de suivi documentaire.
- ** Qualité et conformité**:

- Appliquer et faire respecter les procédures de gestion documentaire et les standards qualité de l'entreprise.
- Contribuer à l'amélioration continue des processus documentaires.
- Assurer la traçabilité des échanges documentaires et la preuve de la diffusion.
- Préparer les audits documentaires et les inspections.
- ** Veille et capitalisation**:

- Réaliser une veille sur les outils et méthodes de gestion documentaire.
- Participer à la capitalisation des retours d'expérience et des bonnes pratiques documentaires à l'issue du projet.
- ** Connaissances professionnelles**:

- Maîtrise des principes et méthodes de la gestion documentaire et de l'archivage.
- Connaissance des outils de Gestion Électronique de Documents (GED) et des plateformes collaboratives.
- Bonne culture projet et compréhension des enjeux liés au cycle de vie d'un projet.
- Connaissance des normes qualité (ISO 9001, etc.) liées à la documentation est un plus.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
- ** Qualités personnelles (savoir-être)**:

- ** Rigueur et organisation**: Capacité à structurer et à maintenir un grand volume d'informations.
- ** Autonomie et proactivité**: Capacité à prendre des initiatives et à gérer ses priorités.
- ** Sens de la communication et du service**: Aptitude à interagir avec des interlocuteurs variés et à répondre à leurs besoins.
- ** Esprit d'équipe**: Capacité à collaborer efficacement avec les membres du projet.
- ** Discrétion et confidentialité**: Respect de la sensibilité des informations traitées.
- ** Adaptabilité**: Capacité à s'adapter aux évolutions du projet et des outils.
- Gestion à taille humaine
- Suivi de mission régulier
- Accompagnement pour une montée en compétence rapide
- Mobilité géographique possible
- Evènements afterwork / teambuilding /caritatifs
- Politique de cooptation
- Offres CSE
- Process d'intégration
- Formation continue

Qui sommes nous ?
- Chez GESER-BEST, nous aidons les entreprises à renforcer leurs équipes en mettant à leur disposition des experts qualifiés pour des projets ponctuels ou de longue durée._
- Faire appel à notre assistance technique, c’est bénéficier de savoir-faire complémentaires pour mener à bien un projet, tout en gagnant en flexibilité et en réactivité. Nos spécialistes interviennent dans de nombreux secteurs comme l’aéronautique, le ferroviaire, la santé, l’énergie ou l’industrie._
- Notre approche se base sur l'humain : nous accompagnons nos collaborateurs à chaque étape, en leur offrant des projets enrichissants et un suivi personnalisé._
- Avec GESER-BEST, vous avez l’assurance d’une expertise fiable, d’une équipe réactive et d’un partenariat fondé sur la confiance._