Assistant(E) Administratif(Ve) Du Cfppa D'aix

Poste Assistant administratif du CFPPA - Sites de Gardanne et de Marseille - Salaire conformément à la grille catégorie C du CAMPUS NATURE PROVENCE.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du CFPPA, vous êtes chargé(e) de:

- de l’accueil et de l’orientation des publics,
- de la participation aux tâches administratives collectives du CFPPA (accueil téléphonique, saisie des enquêtes administratives, préparation des évènements de recrutement, JPO ),
- de l’interface avec les employeurs concernant l’assiduité et le comportement des apprenants, les bilans pédagogiques semestriels, la communication sur le fonctionnement du CFPPA,
- de l’appui aux équipes pédagogiques du site de Valabre concernant l’inscription aux examens, l’inscription sur les plateformes du ministère (indexa, parcoursup, plan éval ),
- de l’interface avec les CFA de rattachement (CFA RAP, APFORM ),
- de l’interface avec les équipes pédagogiques.

Ces missions sont réalisées dans le cadre de la démarche qualité du CFPPA.

**Les activités**

**Accueil et orientation des publics**
- Assurer le standard téléphonique et orienter les appels vers les formateurs et services concernés du CFPPA

**Gestion des inscriptions et des entrées en formation**
- Transmettre sur les outils appropriés les informations attendues par les CFA de rattachement, les financeurs
- Actualiser et diffuser les documents d’entrée en formation : livret d’accueil, règlement intérieur, contrat pédagogique
- Préparer la rentrée des groupes et alerter la direction et les coordinateurs de filières sur tout problème rencontré

**Suivi administratif des parcours**
- Suivre les demandes de rémunération des stagiaires relevant de la Région et Pôle emploi
- Produire les documents liés à l’assiduité des apprentis et stagiaires en lien avec la vie scolaire : gestion des retards, absences, envoi des mails et courriers
- Préparer les documents, plannings de formation et conventions de stage nécessaires
- Saisir sur les plateformes numériques ad hoc les heures de formation réalisées par les apprenants en vue de la facturation
- Préparer les certificats de réalisation, les attestations de formation et tout autre document

**Autres activités**
- Participer aux temps fort du site de Valabre : journée portes-ouvertes, réunions et manifestations diverses
- Solliciter le secrétariat de direction du CFPPA et le service qualité pour toute question relative à l’organisation, aux formations proposées, aux obligations
- Rendre compte régulièrement de son activité aux responsables des sites et à la direction du CFPPA

**Interfaces**

L’assistant(e) administratif interagit de façon privilégiée avec:

- La direction, les coordonnateurs de filières et les équipes des formateurs permanents
- Le secrétariat de direction, le service qualité et l’équipe administrative du CFPPA
- Le secrétariat des CFA de rattachement, la MIREX
- L’accueil et le secrétariat du Lycée
- **Profil, compétences et qualités attendues**_
- _Titulaire d'un BAC+2-3 et disposant d’une expérience professionnelle_
- _Connaissance de l’enseignement et du champ de la formation professionnelle_
- _Utilisation courante des logiciels bureautiques_
- _Maîtrise de l’accueil téléphonique_
- _Maîtrise de l’expression écrite et des techniques de compte-rendu_
- _Rigueur, bonne organisation, gestion des priorités_
- _Anticipation et respect des délais_
- _Sens de la communication, de l'écoute et de la relation client_

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 700,00€ par mois

Avantages:

- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 02/09/2024